Chiave e Testata del movimento

Gestione del codice del movimento

Come per il resto dei programmi di gestione della procedura, nella parte superiore della finestra del programma sono presenti i campi identificativi della registrazione, ovvero il numero operazione (costituito a sua volta da numero terminale e progressivo) e il numero di bis, solitamente valorizzato a zero:

accettazione del codice di un movimento contabile

Ogni volta che si accede a questa parte dello schermo (all'ingresso del programma dal menu, al termine dell'inserimento di una registrazione...) il numero di terminale viene valorizzato con il numero unico assegnato al posto di lavoro.

Da ognuno dei tre campi della chiave del movimento è possibile accedere ai seguenti tasti funzione:

La testata

La testata della registrazione contiene le informazioni di carattere generale, che riguardano l'intero movimento, e per questo è considerata la parte più importante insieme ai righi contabili.

inserimento dei campi di testata di un movimento contabile

I campi che compongono la testata variano a seconda delle impostazioni aziendali, della causale utilizzata e da una serie di altri fattori che verranno analizzati nel seguito di questa pagina. Lo spazio è comunque organizzato in modo che non vi siano "vuoti" tra una riga e l'altra.

La parte di finestra dedicata alla testata può essere suddivisa dal punto di vista logico in due sezioni: la prima costituita dalla data di registrazione e dalla causale - campi sempre presenti - e la seconda da tutti gli altri. Sebbene appaiano visivamente unite, l'accesso alla seconda sezione deve essere preceduto dal completamento della prima, dalla quale dipende la presenza e la forma dei rimanenti controlli.

Di seguito l'elenco completo dei campi della testata, con una breve spiegazione del significato e delle funzioni accessibili da ciascuno di essi.

Data di registrazione: rappresenta il riferimento temporale del movimento, di fondamentale importanza ai fini fiscali e di bilancio, ma anche per la cronologia di estratti conto ed ogni altro documento di contabilità.

La data specificata deve rispettare determinati requisiti: appartenere all'esercizio selezionato (che nella maggior parte dei casi coincide con l'anno solare, ma fa riferimento alle date di inizio e fine competenza nella gestione degli esercizi contabili) o comunque rientrare nella data ultima di registrazione prevista per tale esercizio, non deve essere precedente alla data dell'ultima stampa ufficiale del libro giornale. Infine, per le aziende la cui contabilità in SISCOXS® comincia da una certa data ma che riportano dei saldi precedenti, è possibile indicare sempre nella gestione degli esercizi contabili la data di inizio delle registrazioni contabili: il sistema controllerà quindi anche che la data di registrazione non superi tale parametro.

A seconda dell'impostazione di controllo dell'anagrafica azienda relativa al controllo della data, viene inoltre impedito l'inserimento di una data successiva alla data di sistema (valore impostato a "Sì"), oppure di una data con anno diverso dall'esercizio.

Per quanto riguarda la modifica della data di registrazione, l'unico vincolo posto oltre a quelli sopra elencati riguarda il cambiamento dell'anno indicato per i documenti IVA, dal quale deriva la numerazione della fattura. Se venisse consentita tale modifica, si verrebbe a creare uno spazio vuoto nella numerazione dei documenti.

Normalmente, per le nuove registrazioni viene proposta la data di lavoro di SISCOXS®, oppure la stessa data della registrazione precedentemente inserita nel caso in cui si stiano registrando più movimenti di seguito. In ogni caso, tramite il tasto funzione verrà riportata nel campo la data di lavoro.

Essendo il primo campo disponibile, da qui è possibile richiamare la funzione di cancellazione dell'intera registrazione (tasto ) e la funzione per accedere alla modifica della registrazione dalla visualizzazione (tasto ).

Per lo stesso motivo, da questo campo si può attivare il contatore delle operazioni inserite, attraverso il tasto-funzione : premendolo la prima volta comparirà nella parte inferiore della finestra (alla sinistra del tasto OK) un campo che verrà incrementato (tenendo conto del segno Dare/Avere) con gli importi di testata delle registrazioni inseriti nella sessione. Premendo nuovamente lo stesso tasto funzione il contatore verrà azzerato e reso invisibile.

È inoltre possibile richiamare la gestione delle descrizioni aggiuntive della testata (tasto ), le funzioni per l'esportazione dell'operazione nell'archivio dei modelli (tasto ) e l'inserimento dei dati da modello (tasto ), e sbloccare la registrazione rispetto ai controlli di correttezza (tasto ).

Il tasto funzione consente di gestire il totalizzatore delle registrazioni inserite. Premendolo una prima volta verrà visualizzato in basso sulla finestra l'importo, inizialmente impostato a zero. Esso verrà incrementato con l'importo di testata di ciascuna registrazione contabile:

Premendo nuovamente il pulsante il totalizzatore scomparirà e verrà azzerato.

Causale contabile: è l'elemento che più di ogni altro descrive le caratteristiche della registrazione. Dalla causale dipendono la maggior parte delle schede gestibili nel movimento, nonché la presenza e la forma dei campi della testata. Come illustrato nella relativa voce del manuale (alla quale si rimanda per informazioni più approfondite), il numero identificativo della causale denota il tipo del movimento contabile.

In inserimento di una nuova registrazione non esistono particolari vincoli al codice da specificare, a parte l'impossibilità di utilizzo da parte dell'utente delle causali riservate alle operazioni automatiche, denotate da numeri superiori a 950. Come per tutti i campi collegati ad un archivio esterno, è disponibile la funzione di ricerca del codice tramite l'apposito tasto funzione .

Oltre ad una verifica di esistenza, i controlli che vengono eseguiti sulla causale selezionata riguardano possibili problemi che potrebbero verificarsi nel corso della registrazione: presenza di un settore IVA corretto per i documenti di tipo fattura, presenza dei conti contabili necessari alla registrazione, etc etc..

Per quanto riguarda la modifica del codice causale di una registrazione esistente, non è consentito l'utilizzo di una causale che non appartenga allo stesso "intervallo" (gli intervalli sono raggruppamenti di causali che generano lo stesso tipo di documento, si veda per questo la documentazione delle causali contabili). La nuova causale deve inoltre riportare lo stesso tipo di quella sostituita.

Se la causale specificata riporta un settore IVA, questo sarà visibile nella parte destra della finestra.

Conto contabile: questo campo compare nella finestra con un nome variabile, a seconda che si stia gestendo un documento di tipo fattura (si chiamerà "Conto Cliente" o "Conto Fornitore" a seconda dei casi) oppure uno degli altri movimenti ("Codice Conto"). Il conto della testata è generalmente il più significativo della registrazione contabile, che compare al primo rigo della parte giornale.

La presenza di questo campo dipende dall'indicatore "Richiedi conto di testata" sulla causale contabile.

Se il movimento non è un documento clienti o fornitori (fattura, nota di credito etc..) non ci sono vincoli particolari per il conto indicato. Al contrario, per i documenti IVA è obbligatorio indicare una anagrafica (ovviamente cliente o fornitore a seconda dei casi) e verrà inoltre notificata una eventuale incongruenza fra l'indicatore di residenza dell'operatore e il tipo di operazione (CEE, extra-CEE...) che si sta registrando. Oltre alla ricerca sul piano dei conti, è disponibile il tasto funzione che provoca il passaggio al successivo conto della tabella conti per la registrazione (vedere la documentazione relativa a questa funzionalità per maggiori informazioni).

Non è possibile variare il codice cliente o fornitore di un documento IVA per il quale sono registrati dei pagamenti (non è contato l'eventuale pagamento in contestuale).

Se la causale prevede l'uso di un conto specifico (come ad esempio il conto cassa per la registrazione di incassi di fattura), il programma provvede all'inserimento del conto e il cursore si sposta automaticamente sul campo successivo.

In aggiunta al rigo descrittivo del conto indicato, al margine destro è visualizzato un riquadro con le informazioni principali relative ad esso, tra cui il saldo e gli eventuali dati anagrafici.

Numero fattura (fornitore): in caso di registrazione di una fattura fornitore, questo campo contiene il numero della fattura secondo quanto indicato sul documento stesso. Dato che si tratta di un codice esterno alla procedura, il campo è un alfanumerico e non esiste alcun controllo di validità del valore immesso.

Numero documento: come il conto, anche questo campo assume nomi variabili. Di seguito lo schema di determinazione dell'etichetta, secondo i valori riportati sulla causale specificata:

Il numero di documento identifica l'oggetto contabile che si sta registrando nel proprio archivio di appartenenza: protocollo, numero di effetto o di assegno, eccetera. Per i documenti di tipo fattura, è composto da tre parti, ovvero l'anno (estrapolato dalla data di registrazione), il settore IVA (ricavato dalla causale contabile) e il numero progressivo (calcolato e proposto in base al numeratore dell'anagrafica aziendale per il settore). Il numero di assegno, invece, è composto soltanto da anno e numero progressivo, mentre per altri ancora consiste di un solo numero di sei cifre.

Il campo è assente se sulla causale è presente l'indicatore "Rileva Costi/Ricavi per aziende semplificate", oppure se non è attivato alcuno dei valori significativi del parametro numero 13 e del flag contabile 2 della causale, ed il tipo di quest'ultima non prevede espressamente l'emissione di un documento.

Data di riferimento: rappresenta la data alla quale si riferisce il documento e la sua etichetta è strettamente collegata ad esso (come si vede dalla tabella sopra riportata). Questa data può differenziare dalla data di registrazione per motivi di competenza e perché generalmente si prevede che la registrazione avvenga in un momento posticipato rispetto all'emissione del documento stesso. Non è permesso specificare una data di riferimento successiva a quella di registrazione. Mentre per le fatture cliente viene proposta la stessa data di registrazione, per le fatture fornitore deve essere specificata dall'utente, in modo da non creare confusione. Tramite il tasto funzione si può inserire velocemente la data odierna o la data di registrazione, se quest'ultima dovesse essere precedente alla prima.

Contratto: ai fini del raggruppamento delle fatture per la compilazione dello Spesometro, è possibile indicare in questo campo il codice del contratto di cui la fattura fa parte. I contratti possono essere gestiti in modo sistematico attraverso il programma di gestione dei raggruppamenti, ed è possibile effettuarne la ricerca tramite l'apposito pulsante . La presenza di questo campo è legata all'opzione "Richiedi codice contratto" all'interno della causale contabile di emissione della registrazione. La destinazione di questo valore è in realtà il Codice Unico di Progetto della fattura, che identifica in modo univoco un progetto di investimento pubblico. Può quindi essere usato qualora ci sia necessità di indicare tale codice.

C.I.G.: per le transazioni che riguardano progetti di investimento pubblici, deve essere indicato - oltre al Codice Unico di Progetto - anche il Codice Identificativo di Gara, o C.I.G.

Questo campo permette di inserirlo in fase di imputazione del movimento e viene abilitato se sulla causale contabile è specificata l'opzione "Richiedi codice C.I.G.". La presenza di questo campo inibisce la visualizzazione della descrizione del contratto (CUP) eventualmente presente.

Data di registrazione IVA: il regime IVA degli autotrasportatori prevede la liquidazione dell'IVA vendite nel periodo successivo rispetto a quello di registrazione. La data di competenza delle fatture di vendita, perciò, non coincide con quella di emissione del documento, ma è posticipata al primo giorno del periodo (mese o trimestre) seguente. In questo campo, compare la data di competenza IVA per il documento, calcolata dal programma sulla base della data di registrazione. Tramite il tasto funzione verrà immesso nel campo la data attuale.

Questo campo è presente soltanto per le fatture clienti nel caso in cui l'azienda sia configurata come autotrasportatore (casella "Autotrasportatore" fra gli indicatori della scheda dati fiscali dell'anagrafica azienda) e, in caso di multiattività, il settore della causale deve essere compreso in questo tipo di gestione (vedere la scheda multiattività dell'anagrafica azienda). Resta comunque assente se la causale utilizzata prevede la registrazione di costi e ricavi per aziende a contabilità semplificata.

Periodo di competenza IVA: oltre agli autotrasportatori, alcune aziende hanno un periodo di competenza IVA dei documenti diverso rispetto a quello di emissione effettiva. In questo caso, occorre specificare in questi campi il mese e l'anno di riferimento per la competenza. All'inserimento di una nuova registrazione, il programma propone sempre mese e anno della data di registrazione.

La presenza di questi campi è subordinata all'indicatore "Competenza IVA diversa" nella scheda dati fiscali dell'anagrafica azienda.

Gestione valuta: il riquadro della gestione della valuta consente di gestire una moneta diversa rispetto all'euro per la registrazione. È presente tra i campi di testata al verificarsi di uno tra i seguenti casi:

Per gestire la valuta è necessario specificare per prima cosa la divisa utilizzata, selezionandola dall'archivio valute (tasto ). Il valore proposto dal programma per il codice della divisa è quello indicato nell'anagrafica del cliente o fornitore di riferimento (in caso di fatture), presente nella scheda vendite (o acquisti) della gestione. Se viene specificata la divisa zero o 1 gli altri campi della gestione valuta vengono disattivati, facendo diventare di fatto la registrazione una comune registrazione in euro. Dalla scelta della divisa dipendono i campi della sigla (che può essere modificata secondo le preferenze) e il valore del cambio applicato, secondo il valore specificato nella tabella di gestione delle valute. Per quanto riguarda il valore del cambio, esso deve essere espresso sempre rispetto all'Euro; ciò significa che la cifra immessa deve equivalere a un euro secondo la valuta immessa. Il totale in valuta è il totale del documento espresso in valuta estera di riferimento.

Una volta confermati i campi della gestione in valuta, viene calcolato l'equivalente totale in Euro e proposto come importo totale della registrazione.

Importo della registrazione: l'etichetta di descrizione dell'importo è variabile, e dipende strettamente dal flag contabile n° 1 della causale utilizzata. Esso rappresenta il totale della registrazione o, più precisamente, l'importo da assegnare al conto specificato in testata in qualità di primo rigo della registrazione. La presenza dell'importo nella testata, infatti, è strettamente collegata a quella del conto di riferimento, ovvero dipende dall'indicatore "Richiedi conto di testata" sulla causale contabile. Da questo campo è possibile richiamare l'estratto conto del conto di testata (tasto funzione ) e si può scegliere di valorizzarlo con il valore del saldo del conto stesso, tramite il tasto funzione .

Accanto all'importo della registrazione è presente una lettera che indica il segno contabile dell'importo: (D)are o (A)vere. Il valore predefinito per questo parametro dipende dal codice e dal tipo della causale utilizzata, secondo la tabella seguente:

È possibile cambiare l'indicatore dare-avere per l'importo, tramite il tasto funzione .

Se nell'anagrafica azienda è impostata l'opzione di "controllo saldi" (scheda contabilità) e la gestione del conto utilizzato prevede il controllo del saldo, a fianco dell'importo della registrazione comparirà un quadrato di colore rosso per indicare che il controllo sul saldo calcolato con il nuovo importo ha dato un esito negativo. La situazione verrà inoltre notificata all'utente al momento della conferma della testata:

Controllo del saldo del conto

Scalare l'importo da fattura: per le registrazioni di note di credito (tipo della causale uguale a 2, 3 o 6) si rende visibile questa casella di controllo. Se viene barrata, questa opzione consente di accedere al programma di chiusura delle partite per scalare l'importo della nota di credito da una o più fatture registrate per l'anagrafica specificata. Se si intende uufruire di questa opzione, la partita relativa alla nota di credito verrà creata con dei pagamenti già presenti, equivalenti ai documenti stornati.

È possibile abilitare questa casella anche per l'emissione di fatture per le quali si voglia chiudere delle note di credito, con un funzionamento analogo. In questo caso la comparsa del controllo è legata alla presenza dei valori 1, 2 o 4 nel flag contabile n° 3 della causale utilizzata. L'etichetta della casella per questo secondo tipo di funzione sarà cambiata in "Scalare l'importo da N.d.C.".

Riferimento partita: questo campo è suddiviso in tre parti (anno, settore, numero) e identifica la partita di riferimento. La sua presenza è strettamente collegata al flag contabile n° 3 della causale utilizzata (valori 1, 2 o 4), ed assume particolare importanza nella registrazione di note di credito. In questo caso, infatti, barrando la casella "scala l'importo da fattura", in questo campo è indicata la partita da cui verrà scalato l'importo. Se non si tratta di una sola, ma di più partite, sul campo verrà valorizzato con un codice fittizio composto di soli 9 (vale a dire 9999.99.999999). Tramite il tasto di ricerca si accede al programma di chiusura delle partite. Un particolare accorgimento deve essere adottato se si desidera cambiare un codice già specificato: lanciando il programma di ricerca il programma assumerà di dover correggere il solo importo della chiusura (come illustrato nella relativa sezione del manuale) e l'utente dovrà quindi cancellare preventivamente il contenuto del campo. La finestra di chiusura delle partite verrà richiamata anche all'uscita da questo campo qualora sia stato lasciato vuoto.

Nel caso in cui non si tratti di una nota di credito oppure non sia stata selezionata l'opzione per scalare l'importo dalle partite, il riferimento ha la sola funzione informativa per l'utente, e il tasto di ricerca accederà soltanto all'archivio delle partite riportando il solo codice, senza operare chiusure di alcun tipo.

Conto Cliente: in alternativa al riferimento partita, può essere specificato il riferimento ad un conto cliente (flag contabile n° 3 della causale con valore 3). In questo caso, può essere specificato un codice anagrafico di riferimento, senza alcun controllo particolare.

Annata agraria e valuta: esclusivamente per le aziende configurate come cooperative agricole (indicatore "Cooperativa Agricola" nella scheda dati fiscali), e per le causali che lo prevedono (indicatore "Richiedi annata agraria") vengono richiesti i dati relativi ad annata agraria e alla valuta. L'annata agraria deve essere indicata come coppia di anni di due cifre (ad es. 10/11 per indicare l'annata 2010 / 2011) e rappresenta il periodo agricolo di competenza della registrazione. La data valuta, invece, rappresenta il riferimento temporale per il calcolo degli interessi sui conferimenti agricoli. Premendo il tasto sulla data valuta, si provoca l'inserimento della data di lavoro di SISCOXS®.

Codice pagamento: questo campo indica la modalità di pagamento per il documento che si sta registrando. Da esso dipendono il numero di rate, il giorno di scadenza di ogni rata e la distribuzione dell'IVA. Il campo del codice pagamento è presente per le registrazioni che prevedono l'emissione di un documento (tipo causale minore di 20), esclusi i casi di rilevazione costi e ricavi per aziende a contabilità semplificata e per la registrazione dei corrispettivi. In inserimento assume il valore presente nell'anagrafica cliente o fornitore selezionata oppure - nel caso non sia stato specificato - il valore 1. Se il codice di pagamento prevede una data di partenza delle rate arbitraria, verrà abilitato il campo relativo alla data di inizio pagamento, in cui dovrà essere specificata la data iniziale per il calcolo delle scadenze. Il valore preimpostato per questo campo corrisponde alla data di riferimento del documento.

Agente: il codice agente indica che la registrazione è assegnata all'agente specificato. L'utilizzo di questa informazione è in attesa di sviluppi futuri. Il campo è presente nella testata nei casi di registrazioni verso clienti (fatture, note di credito) la cui causale riporta l'indicatore "Richiedi Codice Agente".

Data pagamento: la data del pagamento compare per le registrazioni di tipo fattura (causale con tipo minore di 20, a meno di corrispettivi che non gestiscono le partite e rilevazioni di costi e ricavi per aziende a contabilità semplificata) e serve per la registrazione di un pagamento contestuale. L'inserimento di una data valida in questo campo provoca l'inserimento nella parte Giornale della registrazione di due righi automatici relativi al pagamento dello stesso documento che si sta registrando:

parte giornale di una fattura clienti con pagamento contestuale

Analogamente, azzerando la data di pagamento si otterrà la cancellazione dei righi dalla parte giornale. Tramite il tasto funzione si inserisce nel campo la stessa data di riferimento del documento.

Confermando i dati della testata (tramite le consuete modalità: tasto OK, tasto funzione ...) si accede alla gestione delle schede per l'inserimento degli altri dati. Il programma segnala in questo momento eventuali errori o avvisi riguardanti la congruenza delle informazioni inserite per la testata.