Utilizzo dei modelli di registrazione

Utilizzo dei modelli di registrazione

Sebbene una buona configurazione delle causali contabili consenta di gestire diversi tipi di registrazione a seconda delle esigenze che si presentano di volta in volta, SISCOXS® mette a disposizione dell'utente la possibilità di memorizzare modelli di registrazione interamente strutturati, da poter riproporre nel tempo nello stesso modo e nella stessa forma.

Per modello si intende appunto una registrazione contabile salvata in una struttura dati separata rispetto agli archivi contabili, che è possibile importare nel programma di prima nota per inserire un nuovo movimento, lasciando all'utente il compito di controllare i dati inseriti, completarela registrazione con i dati mancanti e modificare solo le parti peculiari della singola istanza del movimento inserito (importi, conti ...)

La gestione dei modelli è concepita per l'interazione con la prima nota, per cui le operazioni di inserimento di un nuovo modello, gestione delle informazioni ad esso legate e riporto dei dati da un modello esistente possono essere gestite direttamente dal programma di gestione dei movimenti contabili anzichè dalla gestione dei modelli stessa.

Inserimento di un nuovo modello di registrazione

Per inserire un nuovo modello occorre per prima cosa preparare una registrazione completa in ogni sua parte, così come la si vorrebbe replicare. Non fa differenza se si tratta di una registrazione già presente o una nuova operazione ancora da elaborare.

Spostandosi sul campo della data di registrazione è quindi possibile richiamare la funzione di esportazione (tasto ).

Dopo aver controllato la correttezza dei dati presenti, viene richiesto di scegliere se inserire un Modello di registrazione oppure una Registrazione pianificata:

La differenza tra modello e registrazione pianificata sta nel fatto che mentre il primo deve essere richiamato da parte dell'utente così come potrebbe essere una causale contabile, la seconda è costituita anche da un calendario che determina le date in cui tale registrazione dovrà essere elaborata, e termina la sua utilità con la registrazione dell'ultima istanza. Maggiori informazioni sulla gestione dei modelli e delle registrazioni pianificate possono essere trovate nella relativa pagina del manuale.

Una volta selezionato il tipo di modello in cui esportare i dati, viene richiamata la gestione relativa ad esso, con la possibilità di selezionare quali parti copiare nel modello/registrazione pianificata:

Nella scheda relativa alla descrizione, sulla parte destra, non verrà visualizzato il riquadro delle informazioni contenute nel modello (come quando si entra in gestione) ma una serie di caselle barrate relative alle parti che l'utente desidera esportare.

L'abilitazione di ogni casella è legata all'abilitazione della rispettiva gestione all'interno del movimento originario. La testata ed i righi contabili sono sempre esportati. Tutte le sezioni esportate sul modello saranno sempre importate quando questo verrà richiamato per una nuova registrazione contabile.

Completando le informazioni richieste, il modello o la registrazione pianificata saranno inseriti nell'apposito archivio della procedura e richiamabili all'occorrenza.

Inserimento di una nuova registrazione da modello

Per inserire una nuova registrazione da modello occorre essere all'interno di un nuovo movimento contabile. Non è quindi possibile inserire i dati di un modello o di una registrazione pianificata su una registrazione esistente.

Dal campo della data di registrazione occorre richiamare la funzione di importazione (tasto ). Dopo aver chiesto quale tipo di registrazione importare (come per l'esportazione, se da modello oppure da registrazione pianificata) verrà proposta la selezione del record da inserire, a seconda della selezione eseguita:

selezione modello di registrazione

selezione registrazione pianificata

I dati del record selezionato rimpiazzeranno quelli eventualmente già immessi. Alcune accortezze verranno però osservate per rendere più pratico il lavoro:

- verrà mantenuta la data di registrazione precedentemente immessa (solo per i modelli)

- in caso di importazione da un modello che prevede un numero di documento (fatture...), tale numero verrà ricalcolato

Quando si conferma una registrazione pianificata, questa viene marcata in modo automatico come "registrata" in modo che non venga riproposta successivamente. Quando invece viene cancellato un movimento contabile associato ad una registrazione pianificata, prima di cancellare l'indicatore viene chiesta conferma all'utente:

È possibile controllare la presenza di registrazioni pianificate per la data che si sta inserendo e/o modelli di registrazione per la causale utilizzata, attraverso le opzioni dedicate a questo sulle impostazioni dei movimenti contabili, alla cui pagina si rimanda per i dettagli.