Chiusura partite

gestione della chiusura delle partite

Attraverso questo programma è possibile gestire le chiusure di documenti vari relativi ad una singola anagrafica cliente o fornitore, per la registrazione di incassi e pagamenti all'interno degli archivi partite e acconti.

A partire dall'importo specificato per il rigo contabile, permette di scalare tale cifra dai documenti elencati, fino al suo esaurimento.

Oltre che per i singoli righi contabili, questa gestione è chiamata anche dalla testata in caso di registrazione di note di credito che scalano altre partite. In quest'ultimo caso ogni riferimento al rigo contabile è da interpretato come riferito alla testata.

La gestione delle chiusure di partita non prevede una scheda a parte, ma si trova su una finestra aperta alla conferma di un rigo contabile di tipo "P".

I documenti elencati sono principalmente le partite aperte (che hanno cioè ancora un importo residuo) dell'anagrafica indicata sul rigo contabile.

Nella scheda contabilità dell'anagrafica azienda sono presenti due indicatori (uno per il clienti e uno per i fornitori) che determinano se, per quanto riguarda le partite, devono essere visualizzate in questa gestione le testate oppure le singole scadenze.

Attraverso l'indicatore "Visualizza NdC-Acconti" è possibile stabilire se oltre alle normali partite aperte devono essere riportate nell'elenco anche le note di credito, gli acconti, o gli acconti relativi all'anagrafica collegata (in caso di controparte che sia per l'azienda sia fornitore sia cliente e quindi soggetta a compensazioni).

Ogni tipo di documento è evidenziato tramite l'uso di un colore diverso: nero per le normali partite o scadenze, verde per le partite scaturite da effetti insoluti, rosso per le note di credito e i documenti con importo negativo, ed infine violetto su sfondo grigio per gli acconti dell'anagrafica collegata (sui quali non è possibile compiere operazioni).

Vista la grande quantità di partite che è possibile legare ad una anagrafica nel corso degli anni di gestione, è possibile indicare per ogni cliente o fornitore una data iniziale dalla quale considerare validi i documenti da scalare (vedere il campo "data inizio analisi" nella scheda contabilità). L'ordine di apparizione dei documenti è per data di registrazione; in fase di modifica, i documenti per i quali si sono registrate chiusure sono riportati nelle prime posizioni.

Quando si desidera scalare un documento, occorre cliccare sulla casella della colonna "chiudi" ad esso relativa. L'importo scalato verrà visualizzato nella colonna "scalato" e corrisponderà all'importo minore tra il residuo del documento e il totale da scalare ancora disponibile. Tale importo verrà sottratto dalla cifra disponibile. Nel caso in cui vi siano documenti con segno negativo (acconti, note di credito...), la chisura di tali documenti aumenterà la somma disponibile.

La casella "abbuono" se barrata provoca la chiusura del documento per il suo totale, indipendentemente dalla somma ancora disponibile. L'eventuale quota in eccesso verrà considerata come abbuono (positivo o negativo a seconda dei casi) e verrà riportata nella colonna "Abbuoni".

Se all'uscita dalla gestione dovesse sussistere un importo ancora da scalare, verrà chiesto all'utente se desidera considerare tale importo come abbuono oppure correggere in modo automatico il valore indicato per il rigo contabile.

ATTENZIONE: come accennato nella parte sulla panoramica della gestione movimenti, chiudere una partita provoca immediatamente l'aggiornamento della sua testata nell'archivio originale. Ciò significa che fino a quando l'utente non esce dal movimento (confermando o annullando l'operazione), la partita in questione si trova in uno stato di momentanea incongruenza, in cui l'importo residuo non corrisponde al suo totale scalato dei movimenti presenti. Pertanto, se in questo frangente da un'altra postazione si dovesse accedere alla partita dalla gestione partite, verrà segnalata una situazione di errore e, qualora si scegliesse di ripristinare i dati inseriti, si provocherebbe una nuova situazione al momento dell'uscita dal movimento contabile. È quindi opportuno evitare di accedere all'archivio delle partite quando si sta operando su movimenti contabili che potrebbero coinvolgerle in qualche modo.

Partita: è il numero di partita legato al documento da scalare, nel formato anno.settore.numero. Per gli acconti è riportata la dicitura "Acconto n°" seguita dal numero progressivo dell'acconto.

Rata: è il numero della scadenza della partita, nel caso in cui gli incassi e i pagamenti avvengano per scadenza invece che per partita.

Tipo: è il tipo di documento, per identificarne l'origine: può essere "partita", "rata", "acconto", "acconto collegato".

Riferimento: riporta l'eventuale numero di fattura fornitore, oppure il numero del documento di riferimento presente nella partita.

IVA Diff.: viene riportata in questa colonna la dicitura "IVA differita" o "IVA per cassa" nel caso la partita sia registrata con IVA a detraibilità differita.

Doc.: se l'azienda gestisce i documenti pdf, in questa colonna compare il simbolo legato alla presenza del file pdf per il documento, dando la possibilità di accedervi in visualizzazione e stampa. La stessa funzione è svolta dall'icona presente a margine della colonna dell'importo scalato.

Residuo valuta: in caso di operazione in valuta estera, questa colonna riporta il residuo del documento in valuta. È bene notare che per scalare documenti in valuta è necessario gestire con la stessa valuta anche la registrazione di incasso e pagamento. Non saranno visibili nella griglia i documenti registrati con valuta diversa da quella del pagamento.

Chiudi: questa casella, se barrata, provoca la chiusura del documento. In mancanza di un residuo da scalare non si avrà alcun effetto barrando la casella di un documento con residuo positivo.

Abbuono: la casella di abbuono serve per chiudere completamente un documento, indipendentemente dalla disponibilità. Prima di registrare un importo come abbuono, il programma provvede all'esaurimento dell'importo da scalare; per questo motivo può verificarsi che smarcando la casella abbuono si abbia lo stesso effetto descritto per la casella chiudi, senza riporto di abbuoni.

Importo scalato: è l'importo della chiusura effettuata sul documento. Interagendo con la casella di chiusura, il valore di questa colonna viene aggiornato automaticamente. L'utente può comunque intervenire manualmente per inserire un importo diverso, compatibilmente al tipo e al residuo del documento. Questa colonna non è abilitata alla modifica in caso di operazione in valuta estera.

Importo abbuoni: analogamente all'importo scalato, in questa colonna viene riportato l'importo dell'abbuono da registrare sul documento. L'utente può cambiare l'importo eventualmente indicato, compatibilmente con il tipo e il residuo del documento.

Scalato valuta: questa colonna è visibile solo per operazioni registrate in valuta estera, e ha la funzione analoga al campo "importo scalato" illustrato precedentemente.

Abbuoni valuta: riporta il valore in valuta estera dell'abbuono registrato per il documento; abilitato solo per gestione in valuta estera.

Iva sospesa: per i documenti con IVA sospesa, qui è riportato l'importo relativo al giroconto dell'IVA sospesa per il documento da eseguire nel libro giornale.

Totale: riporta il totale del documento o della scadenza. Questa colonna è normalmente disabilitata.

Normalmente non è consentito eseguire una chiusura per un importo superiore al totale disponibile. Può però verificarsi il caso in cui l'utente sappia della presenza di acconti e note di credito sufficienti per scalare una partita, i cui riferimenti non sono però visibili nella pagina corrente della griglia. Per questo è possibile chiudere la partita per l'intero importo residuo, tramite il tasto funzione

Un'altra funzione disponibile da ogni colonna della griglia è legata al tasto

, che provoca il ricaricamento della tabella.

Si intende comunque sempre disponibile la funzione di ripartenza presente per tutte le gestioni della prima nota, eseguita attraverso il tasto

EC Partite Aperte: chiama la visualizzazione dell'estratto conto dell'anagrafica trattata, relativamente alle partite aperte.

EC tutte le partite: chiama la visualizzazioen dell'estratto conto dell'anagrafica trattata, comprendendo sia le partite aperte sia quelle già chiuse.

Chiusura automatica: esegue la chiusura automatica delle partite, a partire dalla prima partita della griglia oppure dalla posizione corrente del cursore (scelta eseguita attraverso una richiesta all'utente). Il programma cercherà di chiudere i documenti a partire da quello indicato secondo l'ordine di apparizione, fino all'esaurimento dell'importo disponibile. Prima di chiamare questa funzione, l'utente può comunque provvedere ad eseguire alcune chiusure manualmente, che verranno lasciate inalterate.

Al di sotto della griglia sono riportati alcuni totalizzatori di varia utilità:

Movimento: è l'importo indicato nel rigo contabile (o nella testata della registrazione della prima nota)

Mov.(valuta): è l'importo del rigo in valuta estera, visualizzato solo in caso di operazione in valuta

Residuo partite: totale dei residui delle partite (acconti esclusi) elencate nella griglia, aggiornato dinamicamente

Data di partenza: data dalla quale il programma ha cominciato l'analisi delle partite, come indicato nell'anagrafica del cliente o fornitore

Nel caso in cui sul rigo contabile si indichi il codice di un solo documento, il programma proporrà di scalare direttamente la partita indicata, in modo da velocizzare le operazioni di caricamento dati.

In questo caso la finestra di gestione della chiusura apparirà sensibilmente diversa:

gestione della chiusura per una sola partita

Per scalare la partita sarà necessario indicare semplicemente l'importo della chiusura. Nella finestra compariranno - se abilitati - gli importi relativi all'IVA differiva (calcolata automaticamente) e all'importo in valuta.

Per accedere alla chiusura di più partite occorre cancellare il riferimento sul rigo contabile e proseguire.

Ci sono alcune situazioni in cui è consentita la chiusura di una sola partita: è il caso delle registrazioni di incassi e pagamenti da parte di professionisti: per poter gestire il giroconto del conto transitorio, non sarà possibile cumulare la chiusura di più documenti.

Altro caso particolare è quello che si verifica nel caso in cui non esistano partite aperte per l'anagrafica selezionata. In tal caso verrà chiesto al cliente se desidera cambiare il tipo del rigo contabile e registrare l'importo come acconto.