Libro Giornale

Nella scheda giornale è riportato il contenuto della registrazione così come dovrebbe comparire nei libri contabili, descrivendo la movimentazione dei conti interessati dall'operazione. Costituisce dunque la parte più rilevante del movimento.

A seconda del tipo di registrazione effettuata (documento IVA, incasso/pagamento, contabilità generale) la sezione del giornale assume modalità di funzionamento diverse.

Comune alle tre tipologie è l'associazione, per ogni rigo, di un conto del piano dei conti e un importo ad esso assegnato nella parte Dare o Avere della registrazione.

Nella maggioranza delle registrazioni compaiono righi contabili non inseriti dall'utente ma derivati o dalla gestione di altre schede e ad esse strettamente legate per quanto riguarda la possibilità di modifica, o da automatismi inseriti nel programma per agevolare il compito dell'utente. L'esempio più frequente in questo senso riguarda il rigo di testata.

La modalità fattura è legata all'uso di causali con tipo minore di 20 (generalmente con codice compreso fra 1 e 200 oppure fra 401 e 600). In generale si prevede un conto cliente/fornitore in testata con importo pari al totale del documento e una serie di contropartite, tra cui il rigo (o i righi) relativo all'IVA (riportato come risultato della scheda IVA), tutti posti nella parte dare/avere opposta.

I dati principali da inserire per ogni rigo in questa modalità sono il conto e il relativo importo.

Oltre alle contropartite, possono comparire in questo tipo di registrazione i righi relativi al pagamento in contestuale, al versamento della ritenuta d'acconto, alla rilevazione di plusvalenze, minusvalenze e utilizzo fondo in caso di vendita di cespiti. Tali righi, seppur gestiti all'interno del documento stesso, costituiscono di fatto registrazioni a sé stanti, e dunque verrà eseguito un controllo di quadratura (totale dare = totale avere) non solo dell'intera registrazione, ma di ogni gruppo di righi.

Le registrazioni di incassi e pagamenti vengono registrate tramite causali con tipo maggiore di 20 (generalmente con codice compreso fra 201 e 400 oppure fra 601 e 800), con codice comunque minore di 801.

Oltre al codice del conto e all'importo, è necessario specificare per ogni rigo un tipo, che rappresenta la funzione da attivare (vedere la descrizione del campo per maggiori informazioni). A seconda del tipo di rigo indicato, sarà necessario inserire eventuali altri riferimenti.

Oltre ai righi inseriti dall'utente, possono essere inseriti automaticamente registrazioni di acconti, giroconti sul conto transitorio per professionisti, giroconti per IVA sospesa.

Per le causali con codice maggiore di 800 di qualsiasi tipo, viene attivata la modalità di registrazione di contabilità generale. Essa consiste semplicemente in una serie di righi costituiti da conto e importo.

Non ci sono particolari controlli, se non quello legato alla quadratura globale.

Per facilitare e velocizzare l'inserimento, i conti utilizzati nella registrazione (a partire da quello della testata) sono proposti in base allo schema riportato nella causale. Il programma di prima nota memorizza la loro successione e li propone per l'inserimento. Tramite appositi tasti funzione l'utente può far scorrere la lista dei conti da utilizzare, in modo circolare (cioè dall'ultimo si torna al primo) fino al loro esaurimento. Come primo conto della tabella è riportato quello dell'eventuale anagrafica cliente o fornitore intestatario del documento.

Ci sono due modi distinti per interpretare lo schema dei conti, impostati dalla causale:

Nel caso di successione a sbilancio, viene proposto il conto presente sulla colonna dare/avere corrispondente alla posizione dell'importo del nuovo rigo, la quale è a sua volta stabilita a seconda dello sbilancio corrente della registrazione (dare se lo sbilancio è in avere e viceversa). Per la successione a schema fisso, invece, viene proposto lo stesso schema presente sulla causale, indipendentemente dallo sbilancio.

Nelle registrazioni contabili oltre agli importi relativi ai conti movimentati, deve essere specificata la posizione dare / avere ad essi relativa. Per ogni causale è possibile impostare la modalità di visualizzazione delle colonne tramite il tasto funzione

L'impostazione predefinita è quella bicolonna; per assegnare alla causale/posto di lavoro un'altra modalità basta cambiarla tramite la funzione sopra descritta.

Ogni rigo contabile è identificato da un numero rigo, presente nella prima colonna.

Tipo di rigo: questa colonna è presente solo in modalità incassi/pagamenti, ed indica il tipo del rigo gestito. I valori che è possibile indicare sono:

C (compensazione): simile al rigo di tipo partita, consente di indicare una anagrafica Cliente-Fornitore opposta rispetto a quella prevista per la causale, allo scopo di registrare chiusure di partite a compensazione di altre registrate normalmente. Una situazione del genere si verifica quando esiste una controparte registrata sia come cliente sia come fornitore, (ovviamente con due codici diversi). È possibile rendere automatico l'inserimento del conto del rigo indicandone il codice all'interno dell'anagrafica clienti e fornitori alla voce Cliente (o Fornitore) collegato ed inserendo il rigo di compensazione subito dopo il corrispettivo rigo partita. I righi di compensazione non ereditano la causale dalla testata del movimento, ma sono sempre registrati con causale contabile 973.

Il tipo di rigo impostato per un nuovo rigo è indicato sulla causale nel campo "tipo riga", ad eccezione dei casi in cui il tipo della causale stessa ne imponga un altro. Tramite il tasto funzione

è possibile eseguire la ricerca dei tipi rigo consentiti.

Conto: è il codice del conto del piano dei conti relativo al rigo. Mentre per la registrazione di documenti e per i movimenti liberi non ci sono controlli significativi, per i righi di incasso o pagamento di tipo P, A o C è obbligatorio indicare un'anagrafica Cliente o Fornitore.

Il valore proposto è legato alla gestione della tabella conti descritta in precedenza o, per i righi automatici, attraverso la gestione dei conti riservati del piano dei conti.

Riferimenti: presente solo in modalità incassi/pagamenti, in questa colonna vengono inseriti i riferimenti ai documenti, diversi a seconda del tipo rigo: nel caso di chiusura di partite, riporta il codice della partita scalata o, qualora vengano chiusi più documenti, viene riportata la dicitura "PARTITE VARIE". Quando si registra un insoluto su effetti, in questa colonna è riportato il codice dell'effetto insoluto. Per i righi di tipo "P", è possibile omettere in inserimento il codice del conto ed inserire direttamente il codice della partita da tastiera (sempre nel formato anno-settore-numero, separati come si vuole): il programma provvederà al recupero del codice cliente o fornitore da assegnare al rigo.

Nel caso di acconti, invece, viene indicato in questa colonna il codice della bolla o dell'insoluto a cui l'acconto fa eventualmente riferimento.

Le funzioni disponibili per questa colonna sono legate al tasto

che svolge però due diversi compiti:

Data di riferimento: normalmente questa colonna non compare tra quelle visibili, ma può essere attivata manualmente dall'utente. In realtà non ha alcuna funzione particolare, in quanto in essa viene riportata esclusivamente la data di riferimento per il giroconto del conto transitorio. Anche questa colonna può comparire soltanto in modalità incassi/pagamenti.

Importo: questa colonna è presente soltanto se l'inserimento dei dati è in modalità monocolonna. È riportato qui l'importo assegnato al rigo. Il valore è uguale allo sbilancio attuale. Da questa colonna è possibile richiamare la visualizzazione dell'estratto conto del conto specificato (tasto funzione

) ed inserire nel campo il valore del saldo attuale (tasto funzione

). È inoltre possibile riportare l'importo relativo ad uno degli imponibili della parte IVA selezionandolo tramite il tasto funzione

D/A: riservato alla modalità monocolonna, indica la parte Dare (D) o Avere (A) assegnata all'importo.

Dare: questa colonna è presente solo in modalità inserimento bi-colonna. Qui deve essere riportato l'importo del rigo se il conto è movimentato in DARE. Il valore proposto per l'inserimento è uguale allo sbilancio, se quest'ultimo è in avere, oppure zero. Le funzioni accessbili da questa colonna sono le stesse per il campo Importo descritto sopra.

Avere: questa colonna è presente solo in modalità inserimento bi-colonna. Qui deve essere riportato l'importo del rigo se il conto è movimentato in AVERE. Il valore proposto per l'inserimento è uguale allo sbilancio, se quest'ultimo è in dare, oppure zero. Le funzioni accessbili da questa colonna sono le stesse per il campo Importo descritto sopra.

Saldo conto: in questa colonna è riportato il saldo del conto specificato per il rigo. Il valore del saldo è prelevato in modo statico dai valori del piano dei conti, e non è quindi aggiornato in base ai righi inseriti con la presente registrazione.

Descrizioni: questa colonna contiene l'icona per l'accesso alla finestra delle descrizioni libere del rigo. È visibile soltanto se la causale gestisce le descrizioni sui righi, ma è comunque attivabile manualmente attraverso la gestione delle colonne della griglia. Con un doppio click sull'icona si accede alle descrizioni libere del rigo.

R/R: questa colonna è presente soltanto se la causale utilizzata gestisce i ratei e risconti (indicatore "Gestione Ratei e Risconti"). In questo caso, è opportuno barrare la casella presente nella colonna per gestire attivare la gestione dei ratei o risconti nell'apposita scheda relativamente al conto del rigo.

Contropartita: in questa colonna appare il conto di contropartita del rigo. Durante l'inserimento il contenuto non è affidabile, in quanto il programma riorganizza le contropartite alla conferma della scheda giornale, poiché è necessario considerare tutti i righi presenti. Nel caso in cui vi siano più conti per controbilanciare un rigo, esistono due metodi di assegnamento delle contropartite, gestiti dal parametro "Assegnazione Contropartite Multiple" sulla scheda contabilità dell'anagrafica azienda: il primo prevede l'assegnamento del primo conto trovato, l'altra la dicitura "diversi" per indicare la presenza di più contropartite. È da notare che nelle registrazioni di documenti, il rigo IVA non viene contato nell'analisi delle contropartite del rigo di testata.

Causale: la colonna della causale è nascosta per le impostazioni predefinite della scheda e può essere attivata manualmente. In essa è contenuta la causale contabile del rigo, se diversa da quella della testata. Diverse causali possono essere utilizzate in caso di inserimento di righi automatici, per la registrazione di operazioni particolari (ad es. il pagamento in contestuale di una fattura, il giroconto della ritenuta d'acconto, il giroconto del conto transitorio per professionisti, la rilevazione di abbuoni, etc etc).

Origine: la colonna origine è nascosta per impostazione predefinita, in quanto non strettamente utile all'inserimento dei dati della registrazione. In essa è riportato il carattere identificativo del rigo a seconda del contesto dal quale è scaturito, secondo la seguente tabella:

Valore	Origine del rigo
T	Testata del movimento
I	Gestione del castelletto IVA
C	Contropartite: è un normale rigo modificabile dall'utente
R	Giroconto per la ritenuta d'acconto
P	Pagamento in contestuale di un documento
A	Abbuono
M	Rilevazione di plus/minus-valenza o utilizzo fondo, per cespiti
G	Giroconto del conto transitorio incassi/pagamenti per professionisti
D	Giroconto IVA differita su chiusura partite con IVA sospesa
N	Giroconto conto transitorio per chiusura acconti su fattura professionista
E	Giroconto IVA differita proveniente da chiusura di acconti in fase di registrazione di fattura
S	Giroconto cliente a/da cliente in sofferenza
L	Giroconto per le altre ritenute diverse dalla ritenuta d'acconto

Poichè ad ogni valore elencato possono corrispondere anche un codice causale e/o una data di registrazione diversi, questa colonna viene abilitata e posta come primo campo nel caso di registrazione sbloccata.

	Cambia modalità colonne dare/avere: passa dal modo bi-colonna al modo mono-colonna e viceversa.
	In caso di ingresso nella registrazione in visualizzazione (impostazione "entra in visualizzazione"), consente di passare alla modalità variazione.
	Cancella tutti i righi presenti e riparte con l'inserimento daccapo. Questa funzione è disabilitata se esistono nella registrazione dei righi non cancellabili (ad es.: registrazioni di insoluti effetti per i quali è già stato registrato un pagamento)
	Chiama la gestione delle descrizioni libere del rigo
	In modalità di inserimento degli importi bi-colonna, sposta l'importo (e la colonna abilitata) dal Dare all'Avere e viceversa.
	Inserisce nel rigo il codice del prossimo conto della tabella, secondo l'ordine specificato sulla causale
	Inserisce nel rigo il codice del precedente conto della tabella, secondo l'ordine specificato nella causale
	Ricarica la tabella dei conti. Questa funzione è utile per i casi in cui si inseriscano nuovi record in presenza di righi automatici (vedere il paragrafo relativo ai righi automatici).
	Chiama la gestione della ripartizione del conto "fatture da ricevere", se abilitata.
	Sposta il rigo corrente di una posizione verso l'alto (scambiandolo con quello precedente)
	Sposta il rigo corrente di una posizione versio il basso (scambiandolo con quello successivo)

Descrivendo i tre tipi di registrazione, si è detto che ai righi inseriti dall'utente possono aggiungersene altri gestiti in modo automatico dalla procedura. Questi ultimi sono di solito denotati da un colore celeste, ad indicare al tempo stesso che su tali righi non è possibile intervenire manualmente. Per distinguere i vari tipi di rigo, ad ognuno di essi è assegnato un indicatore di origine, che indica il contesto da cui esso è stato generato.

Di seguito sono descritti i principali righi automatici gestiti dalla procedura, allo scopo di illustrare quale sia l'origine dei dati utilizzati per il loro inserimento.

Il rigo della testata è inserito all'entrata della scheda giornale sulla base dei dati contenuti nella parte testata della registrazione. Se sulla causale non è impostato l'indicatore "richiedi conto di testata", il rigo non verrà inserito.

Questo tipo di rigo è inserito nelle registrazioni di tipo fattura, e riporta il totale dell'IVA calcolato sulla base della scheda IVA della registrazione. Il conto utilizzato è prelevato dai conti riservati del piano dei conti: IVA vendite e IVA acquisti per le normali fatture, IVA corrispettivi per i corrispettivi, i due conti IVA differita a credito o debito per le fatture con IVA sospesa e IVA split payment per le fatture emesse nei confronti di Enti Pubblici. Per i documenti fornitori intra-CEE o extra-CEE prive di IVA, i righi IVA della contabilità sono solitamente due, il primo dei quali riporta il conto IVA acquisti CEE, sempre indicato fra i conti riservati del piano dei conti.

Per le fatture che prevedono la registrazione della ritenuta d'acconto, dopo le normali contropartite vengono inseriti i due righi relativi al versamento della ritenuta d'acconto.

La registrazione prevede il conto dell'anagrafica cliente/fornitore (specificata nella testata) nella parte dare/avere opposta a quella della testata, e, nell'altro rigo, il conto riservato alla ritenuta d'acconto specificato come ultimo conto nella scheda conti della causale o, in sua assenza, il conto ritenuta d'acconto passiva o attiva specificato sul piano dei conti.

Analogamente a quanto detto per la ritenuta d'acconto, se la fattura prevede un importo relativo a ritenute diverse, il programma provvede all'inserimento automatico di due righi di giroconto: il primo prevede come conto quello dell'anagrafica del cliente/fornitore di testata e come secondo quello indicato nella penultima posizione della causale contabile o, in sua assenza, quello specificato sul piano dei contri alla posizione riservata per il giroconto di altre ritenute.

La causale con la quale è registrato il giroconto relativo alle altre ritenute è la 964.

Per la registrazione di documenti IVA, come si è visto, è possibile registrare il pagamento contestualmente al documento stesso. Dopo la registrazione delle normali contropartite e dell'eventuale ritenuta d'acconto, vengono inseriti due righi per la registrazione del pagamento. Il primo di essi è il conto dell'anagrafica cliente/fornitore specificato in testata con importo (specificato dall'utente e proposto per il totale del documento) inserito nella parte opposta rispetto al primo rigo; il secondo riporta invece il conto riservato per i pagamenti in contanti, prelevato dal codice di pagamento alla voce "conto per pagamento" o, in sua assenza, fra i conti riservati nel piano dei conti.

Per le fatture di vendita di cespiti e per i movimenti di alienazione, vengono aggiunti ai righi del giornale quelli relativi alla rilevazione delle plus o minus-valenze, nonché quelle di utilizzo fondo. Tale registrazione viene eseguita direttamente dalla gestione dei movimenti su cespiti, e può quindi non essere visibile durante il normale inserimento del movimento contabile.

Per l'utilizzo fondo si inserisce il primo conto della sezione AVERE della categoria del cespite venduto in DARE, e il conto del cespite venduto in AVERE. La causale di registrazione è la 958.

Per la registrazione della plusvalenze si utilizza invece il conto plusvalenza in DARE (sempre prelevato dalla categoria del cespite) e il conto cespite in AVERE. La causale di registrazione è la 959. Analoga è la registrazione della plusvalenza non deducibile, eseguita con l'apposito conto presente nella categoria del cespite venduto.

Per quanto riguarda infine l'eventuale minusvalenza, il conto del cespite verrà inserito in DARE e controbilanciato dal conto minusvalenza della categoria cespite (deducibile o indeducibile) in AVERE, utilizzando la causale 960.

Durante la registrazione di incassi e pagamenti, possono verificarsi le condizioni per la registrazione di abbuoni attivi o passivi. L'inserimento di tali righi viene sempre inserito a seguito del rigo dal quale scaturiscono (con tipo "P").

La registrazione consiste in un rigo riportante l'anagrafica cliente/fornitore del rigo precedente e di un secondo rigo con il conto abbuono opportuno (attivo o passivo) prelevato dai conti riservati del piano dei conti.

Le causali di registrazione sono la 969 (abbuoni attivi) e la 970 (abbuoni passivi).

Al momento del pagamento di documenti (fatture, note di credito) con IVA differita è necessario registrare il giroconto dell'IVA, da differita a IVA conto vendite/acquisti, con importo proporzionale all'entità del pagamento.

Tale registrazione prevede un primo rigo di storno dell'IVA differita (vendite o acquisti a seconda dei casi) il cui conto è prelevato tra quelli riservati del piano dei conti e un secondo rigo di pari importo con conto di IVA (vendite o acquisti), sempre secondo quanto indicato tra i conti riservati del piano dei conti.

NB: decorso un anno, l'IVA differita relativa alle fatture (escluso quelle emesse a e da enti pubblici) deve essere riportata in liquidazione anche se non riscossa/pagata. Per questo nella stampa dei registri IVA viene eseguito il calcolo dell'IVA cosìddetta "scaduta" e conteggiata per il pagamento. In virtù di questo calcolo, i pagamenti di fatture con IVA per cassa registrati dopo 365 giorni dall'emissione del documento non riportano il giroconto, che si presume eseguito manualmente a tempo debito.

Per la contabilità dei professionisti, è prevista la registrazione dei documenti IVA su un conto transitorio di rilevazione dei costi e dei ricavi al momento dell'incasso / pagamento del documento stesso.

Quando viene registrata la chiusura di un documento registrato attraverso il conto transitorio, occorre registrare il giroconto a costi/ricavi effettivi. Tale registrazione passa attraverso la gestione del conto transitorio (illustrata nell'apposita pagina del manuale). La registrazione prevede in prima posizione il conto transitorio (per costi o ricavi, a seconda dei casi) prelevato dai conti riservati del piano dei conti, e di seguito l'elenco dei conti di costo o ricavo che esso ha sostituito, secondo quanto specificato attraverso la gestione della ripartizione del conto transitorio.

Il giroconto del conto transitorio costi e ricavi per la contabilità dei professionisti viene eseguito anche in fase di chiusura degli acconti. Tale situazione si verifica nella registrazione di documenti IVA con uso del conto transitorio. Vengono così aggiunti due righi con causale 962 e data di registrazione uguale a quella del pagamento in contestuale se specificata oppure con quella di registrazione del documento stesso.

Quando si decide di anteporre l'accettazione di alcune schede a quella delle contropartite (vedere a tal proposito la gestione delle impostazioni) il programma provvede in modo automatico all'inserimento delle contropartite contabili relative a tali schede. I righi così inseriti sono in tutto simili a quelli gestiti manualmente, e come tali possono essere modificati da parte dell'utente. Occorre però sottolineare che - fatta eccezione per i righi provenienti dalla chiusura dei DDT nelle fatture fornitori (per i quali non vi sono controlli specifici) - in fase di controllo non sono tollerate manipolazioni complesse da parte dell'utente.

Nell'esempio seguente si procede alla registrazione di una fattura di acquisto beni ammortizzabili passando prima dalla scheda cespiti.

Naturalmente, per inserire i singoli movimenti su cespite non verrà chiesto di selezionare il rigo contabile di riferimento, ma sarà il programma a provvedere a questo collegamento quando saranno inserite anche le contropartite:

Nella parte giornale, viene inserito automaticamente il rigo contabile cumulativo per i due movimenti su cespiti:

All'uscita dalla scheda giornale il programma provvede a collegare ogni movimento su cespite al rispettivo rigo contabile, sulla base del conto utilizzato. Si provvederà quindi al normale controllo dei dati, che comprende la congruenza tra il contenuto delle due schede in questione. Per questo motivo, sebbene l'utente possa intervenire a piacimento sui righi contabili inseriti, il controllo non farà passare - ad esempio - una modifica che suddivida il rigo 3 in due (uno per ogni movimento su cespite inserito), nonostante la registrazione risulti formalmente corretta. È dunque buona regola lasciare inalterati i righi contabili provenienti da altre schede.

Un altro aspetto da tenere presente riguarda le modifiche: l'inserimento dei righi contabili sulla base dei dati delle schede precedenti avviene soltanto in fase di inserimento. Eventuali cambiamenti ai dati inseriti in tali schede, quindi, non provocano direttamente l'aggiornamento della parte giornale; per provocare il riadeguamento occorre richiamare la funzione di ripartenza con l'apposito tasto funzione

. Se da una parte la scelta di costringere l'utente ad intervenire personalmente appare come una perdita di tempo, dall'altra preserva l'integrita della registrazione da errori accidentali e permette di conservare aspetti inseriti manualmente che andrebbero altrimenti persi (si pensi ad esempio a righi contabili registrati manualmente che non rientrano nel contesto delle altre schede).

Quando si inserisce una operazione da modello, il comportamento del programma presenta alcune variazioni rispetto alla consueta gestione dei dati. In particolare, per i modelli che non riportano i valori in euro, la parte giornale apparirà inizialmente completa per quanto riguarda la struttura della registrazione, ma con gli importi di tutti i righi a zero:

Per favorire l'inserimento degli importi, i programma dapprima inserirà l'importo della registrazione (al netto dell'eventuale IVA o altre quote calcolate automaticamente) sul primo rigo disponibile. Correggendo tale importo il sistema scorrerà tutti i righi inseriti proponendo di volta in volta l'importo residuo della registrazione e rispettando la posizione DARE-AVERE già impostata, fino ad esaurimento dello sbilancio.

Al termine dell'inserimento di una registrazione da modello, se sono presenti dei righi con importo a ZERO questi verranno rimossi in fase di elaborazione della registrazione.