Panoramica

Caratteristiche generali

L'area di lavoro del programma

Come accennato nella parte introduttiva, i movimenti contabili interagiscono con diversi aspetti della gestione aziendale, che devono quindi essere accessibili durante l'utilizzo di questo programma.

D'altra parte, però, ogni singola registrazione tratta solo una piccola parte di essi, trascurandone la maggior parte.

Per rendere completa la gestione dei dati e rapido l'inserimento, il programma di prima nota ha adottato una soluzione a schema variabile, che visualizza solo le gestioni ed i campi necessari per la registrazione trattata, sia per quanto riguarda la testata, sia per le schede rese disponibili.

la struttura del programma di prima nota

L'area di lavoro assume due assetti diversi a seconda che si stiano inserendo i dati della testata oppure si stia operando nelle varie schede sottostanti: nella prima fase (modifica o inserimento della testata) la parte inferiore della finestra è occupata da un sommario che visualizza la tabella dei righi contabili e - se presente - quella del castelletto IVA; nella seconda fase l'area della finestra riservata alla testata si riduce per dare più spazio alla gestione delle schede.

l'aspetto della finestra durante la gestione della testata

l'aspetto della finestra durante la gestione dei dati nelle schede

La maggior parte delle informazioni all'interno delle schede è gestita attraverso l'uso delle griglie. Poiché ogni riga della tabella corrisponde ad un singolo record della griglia, nella finestra del programma sono visibili due indicatori di stato: il primo, posto in alto, visualizza lo stato del movimento, mentre il secondo, riportato in basso a sinistra, rappresenta lo stato del singolo record all'interno della scheda che si sta gestendo (vedere figura in alto).

Controllo dei dati immessi

Esistono vari livelli di controllo dei dati immessi. Per quanto riguarda la testata del movimento, è esaminata la forma e la coerenza di ogni singolo campo al momento della digitazione (come nello standard dei programmi della procedura). La maggior parte di tali controlli è di tipo formale (date inconsistenti, riferimenti a record non esistenti...) o di valore, ma non è quasi mai bloccante (consente di continuare con l'inserimento degli altri dati, generando solo una notifica all'utente).

Al momento del passaggio dalla testata alle singole schede, è eseguito un secondo controllo sugli stessi dati, che diviene talvolta bloccante.

All'uscita da ogni singola scheda, vengono poi esaminati i dati immessi, con possibilità di confermare la presenza di determinate incongruenze senza uscire dall'operazione contabile.

Infine, prima di passare all'elaborazione del movimento, viene eseguita un'analisi globale di tutta la registrazione.

Coerenza e sicurezza dei dati

Data la grande quantità di informazioni gestite dai movimenti contabili, assume particolare rilievo il problema della coerenza dei dati e della sicurezza degli archivi in fase di modifica delle registrazioni. La principale soluzione adottata per questa esigenza consiste nel caricamento di tutta la registrazione su un archivio temporaneo, su cui operare ogni modifica per poi renderla effettiva tramite il processo di elaborazione dei movimenti. In tal modo viene rispettato anche il principio della procedura SISCOXS® secondo il quale le modifiche vengono applicate soltanto alla conferma dell'operazione (esistono tuttavia alcune eccezioni a questo principio, giustificate da esigenze di concorrenza tra programmi, illustrate in seguito).

Altra misura di sicurezza è rappresentata dalla gestione dei movimenti sospesi. Ogni volta che si accede ad una registrazione contabile, il suo codice viene inserito in un particolare registro che ne traccia lo stato di modifica e il posto di lavoro che ha effettuato l'accesso. Se l'operazione intrapresa sulla registrazione non dovesse andare a buon fine (interruzione di tensione elettrica, errori di comunicazione sulla rete etc..) la procedura provvederà - nel successivo accesso al programma - al recupero del movimento, riprendendo l'azione precedentemente intrapresa dal punto in cui era stata interrotta. Per maggiori informazioni sui movimenti in sospeso è possibile consultare l'apposita pagina del manuale

L'elaborazione

L'elaborazione dei movimenti contabili è affidata ad uno specifico programma della procedura, invisibile da parte dell'utente, che viene chiamato alla conferma dell'inserimento o delle modifiche e da tutti i programmi che prevedono la generazione di movimenti contabili.

Per garantire la coerenza dei dati memorizzati, questo procedimento consiste nella cancellazione totale di tutte le informazioni relative al movimento da registrare e al ripristino delle situazioni da esso modificate (ovviamente se si tratta di una modifica, per l'inserimento questa prima operazione è saltata) e alla scrittura dei dati presenti nel file di appoggio dei movimenti contabili. Oltre alla copia, il programma provvede all'aggiornamento dei vari contatori aziendali e - se gestito - alla memorizzazione della modifica nel file del service.

Come detto in precedenza, esistono alcune entità che vengono aggiornate dal programma di prima nota in tempo reale, ancora prima di confermare la registrazione: in caso di uscita dalla registrazione senza conferma, sarà dunque necessario ripristinare i dati modificati, ed anche questo compito è assegnato al programma di elaborazione. Per questo motivo potrà essere visualizzata la finestra dell'elaborazione nonostante l'utente abbia deciso di uscire dalla registrazione senza applicare gli eventuali cambiamenti.

la finestra del programma di elaborazione dei movimenti può comparire anche quando si abbandona una registrazione senza confermarla

Limiti alla modifica

Per mantenere l'integrità dei dati inseriti, sono stati posti alcuni vincoli alla modifica dei movimenti contabili, in funzione della situazione che tale intervento potrebbe generare; un esempio tipico è rappresentato dal cambio del codice cliente di una fattura emessa, per la quale sia già stato registrato un incasso: se ciò venisse consentito, persisterebbe negli archivi storici il pagamento di una fattura non più esistente per il cliente precedentemente specificato, causando incongruenze nell'archivio delle partite e nella contabilità. All'accesso di operazioni che presentano questa problematicità viene notificato all'utente il particolare regime di controllo:

Messaggio di notifica relativo alla invariabilità dei campi relativi ad un documento pagato

Le operazioni alle quali è possibile accedere, inoltre, devono appartenere all'esercizio in corso o a quello precedente, per ovvie ragioni di quadratura del bilancio.

In ogni caso, non è possibile modificare o cancellare movimenti registrati precedentemente all'ultima stampa ufficiale del libro giornale. Lo stesso vincolo è posto anche per le registrazioni di documenti IVA nei confronti della data di stampa ufficiale del relativo registro IVA.

Funzionalità particolari

Di seguito sono descritte le funzionalità che caratterizzano il programma di prima nota rispetto alle tradizionali gestioni della procedura ed alcune note di carattere generale.

Passaggio dalla visualizzazione alla modifica

È possibile impostare la modalità di entrata in una registrazione dall'esterno (ad esempio dalla visualizzazione di un estratto conto) sempre in visualizzazione (vedere la relativa voce delle impostazioni). Per passare dalla visualizzazione alla modifica, sulla barra dei pulsanti della testata e di ogni scheda è disponibile il tasto funzione , che provoca il ri-caricamento della registrazione in modalità variazione, attivando i controlli necessari alla correzione dei dati presenti.

Le modifiche si eseguono prima sul file di appoggio, salvo eccezioni

Come illustrato nei paragrafi precedenti, il programma di prima nota prevede la memorizzazione dei dati su un archivio di appoggio per poi registrarli sugli archivi originali dopo la conferma dell'intera registrazione. Ci sono però alcune entità (non strettamente legate alla registrazione trattata) che necessitano di un aggiornamento istantaneo per consentire la gestione dei dati da parte di più postazioni contemporaneamente. L'esempio più evidente di questa esigenza è rappresentato dal residuo delle partite clienti/fornitori: quando nel programma di chiusura delle partite si imposta un pagamento, viene subito aggiornato il saldo della partita, anche se il record della chiusura non sarà registrato fino alla conferma del movimento.

Il principio di modifica in tempo reale si applica alle partite, agli acconti, all'anagrafica dei cespiti e a quella dei beni usati.

È da tener presente che - come spiegato - possono sussistere incongruenze temporanee negli archivi interessati dalla registrazione contabile che si sta trattando.

Funzione di ripartenza

Durante la gestione dei dati all'interno delle singole schede può verificarsi l'esigenza da parte dell'utente di ripetere ex novo l'inserimento, rimuovendo tutti i record presenti nella tabella e ricominciando daccapo. L'adozione di un archivio di appoggio da parte del programma permette di assolvere a questa funzione e, su ogni singola scheda, è reso disponibile l'apposito tasto .

Sblocco della registrazione

Per facilitare il compito dell'utente, il programma di prima nota gestisce in modo automatico alcuni aspetti del movimento, soprattutto all'interno della parte giornale con l'inserimento ed il controllo di righi contabili resi inaccessibili (ad esempio la registrazione della ritenuta d'acconto per le fatture dei professionisti, o l'inserimento dei righi di abbuono). L'intervento su tali dati da parte dell'utente è molto spesso impedito dal programma, o quanto meno sottoposto ad un controllo tassativo di correttezza, per tutelare il funzionamento dei meccanismi automatici e la quadratura delle operazioni. Nonostante questo, i controlli possono essere disabilitati tramite il tasto funzione , che provoca lo "sblocco" della registrazione. In una registrazione sbloccata è consentito modificare manualmente quasi ogni particolare, delegando i controlli di correttezza all'utente. Per questo motivo, quando una registrazione è sbloccata, il suo stato è reso visibile con un apposito indicatore accanto al codice del movimento stesso:

Per ovvi motivi, l'operazione di sblocco di una registrazione non può essere ripristinata.

Passaggio automatico al tasto OK

Per velocizzare l'inserimento dei dati all'interno delle griglie contenute nelle varie schede, il programma effettua un controllo sui dati immessi che provoca il passaggio del cursore al tasto di conferma (e quindi l'uscita dalla gestione della griglia) al verificarsi delle condizioni necessarie. Ad esempio, durante l'inserimento dei righi IVA di una fattura, quando la somma totale degli imponibili e degli importi IVA (con i dovuti accorgimenti) raggiunge il totale della fattura indicato nella testata, si verifica questo "spostamento". In questo modo l'utente può evitare di ricorrere all'uso del mouse per passare da una scheda all'altra.

Il posizionamento sul pulsante OK si verifica anche all'entrata di una scheda in cui i dati presenti soddisfino già le condizioni di uscita.

È possibile passare dal pulsante OK al controllo della griglia tramite la pressione del tasto TAB sulla tastiera, oltre che con l'uso del mouse.

Funzione del tasto di conferma

Per interpretare meglio la volontà dell'utente, il programma di prima nota assegna al tasto di conferma ( o tasto F1 sulla tastiera) due funzioni diverse a seconda dell'operazione eseguita sul movimento durante la gestione delle schede. In caso di inserimento di una nuova registrazione contabile, esso indica la conferma dei dati inseriti nella singola scheda, passando in modo automatico a quella successiva, fino all'ultima disponibile in cui serve per confermare l'intera registrazione. In caso di modifica di un'operazione esistente, invece, la conferma è intesa come riguardante tutto li movimento e provoca il passaggio diretto al controllo e all'elaborazione.

Segnalazione di Saldi contabili non aggiornati

Nella prassi lavorativa capita frequentemente di dover registrare movimenti contabili nell'esercizio precedente a quello attuale. Questo comportamento è normalmente tollerato e supportato dalla procedura, tranne per il fatto che i saldi dei conti (in particolare i patrimoniali) sono aggiornati nell'esercizio precedente ma non in quello attuale. Per riportare la situazione contabile alla normalità occorre dunque rieseguire il programma di riporto dei saldi di apertura. Spesso, però, l'esecuzione di questa procedura viene dimenticata, dando adito ad errori al momento di estrazione dei dati di bilancio. Per segnalare questo stato di "irregolarità" nei saldi contabili, ogniqualvolta venga registrato un movimento in un anno diverso da quello attualmente gestito dalla contabilità, viene visualizzato un messaggio nella parte inferiore della finestra del programma di prima nota, che scomparirà all'esecuzione del riporto dei saldi:

La comparsa di questo messaggio significa che è stato registrato un movimento nell'esercizio precedente e non si è ancora provveduto al riporto dei saldi