Configurazione Provider

Con questo programma è possibile configurare, per ogni azienda, la modalità di interazione (se prevista) con il provider per la trasmissione e ricezione di fatture elettroniche, sia tra privati che verso la pubblica amministrazione.

Ogni provider identifica un fornitore di servizi con caratteristiche ben precise. Le procedure XS supportano i seguenti provider:

Lasciando vuoto il codice azienda è possibile impostare i parametri predefiniti che verranno utilizzati (in tutto o in parte) dalle aziende che non hanno impostazioni personalizzate, ma lo stesso codice provider.

In questa scheda è possibile immettere, se necessario, le credenziali di accesso ai servizi del provider.

(Attualmente queste informazioni sono utilizzate esclusivamente per il provider "PA Digitale", e vengono impiegate per l'invio delle fatture attive al provider stesso, e per la ricezione in caso di interfaccia via le c.d. "API REST".)

Alla voce "Ricezione via e-mail" è possibile immettere un indirizzo di posta elettronica che verrà tenuto sotto controllo e tramite il quale verranno ricevute le fatture elettroniche (sia attive che passive, secondo il caso). Non è necessario né raccomandato che sia una casella di posta certificata.

La casella "Ricezione via API REST" può essere utilizzata in sostituzione o in affiancamento ala ricezione via e-mail. Barrando la casella, e assicurandosi di aver abilitato il servizio presso il provider, le fatture (sia attive che passive) verranno anch'esse ricevute tramite connessione diretta al provider stesso.

Utilizzando questa tecnica non è necessario utilizzare la posta elettronica, a meno che non sia necessaria per altre comunicazioni (p.e. ricezione di fatture da trasmettere da parte di clienti di uno studio commerciale).

Nella configurazione specifica di una singola azienda queste informazioni, se non indicate, verranno assunte uguali a quello impostate per l'azienda "spazio".

In questa scheda sono presenti le impostazioni per ciò che riguarda le fatture del "Ciclo attivo", e nel dettaglio:

In questa sezione di indica se il gestionale deve generare, per ogni fattura registrata, il corrispondente file XML per l'invio al provider/SDI – barrando l'apposita casella "Genera XML Fatture".

Formato arricchito AssoSoftware — genera la fattura utilizzando il formato esteso standardizzato dal consorzio AssoSoftware, anziché nel formato base ministeriale. Le fatture XML così prodotte contengono informazioni più dettagliate sul contenuto, e facilitano l'interoperabilità tra software gestionali. Rimangono pienamente compatibili con il formato base, in quanto le estensioni saranno ignorate dai software non in grado di comprenderle.

Pubblica amministrazione — Genera fatture elettroniche per i destinatari classificati come Pubblica Amministrazione (le norme ministeriali prevedono un formato XML leggermente diverso, e lo stato di "pubblica amministrazione" deve essere indicato nell'anagrafica dei cliente).

Privati — Genera fatture elettroniche per i destinatari classificati come soggetti privati.

Invio per e-mail — oltre a trasmettere la fattura all'intermediario/allo SDI, il gestionale invierà una copia "per conoscenza" all'indirizzo indicato. Questa funzionalità può essere utilizzata per due scopi distinti:

1) per inviare copia delle fatture al proprio commercialista se questo è incaricato della gestione contabile (la funzionalità di "invio copia" potrebbe essere fornita direttamente dall'intermediario; in questo caso è consigliato sfruttare questa opportunità per trasmettere al commercialista le fatture già verificate ed accettate da SDI);

2) per inviare al proprio commercialista le fatture ancora da trasmettere nel caso NON le si invii in proprio.

Codice intermediario e Terzo intermediario — riferimento alla tabella degli intermediari per la fatturazione elettronica. I dati in questione vengono riportati nel file XML delle fatture emesse. In caso di "P.A. Digitale", entrambe le caselle devono contenere il riferimento allo stesso intermediario (per convenzione con codice "PA").

Questa sezione riguarda la ricezione delle fatture del CICLO ATTIVO che devono essere registrate in contabilità. Questa funzionalità è tipicamente attiva negli studi commerciali, per le aziende loro clienti.

Anche questa funzionalità deve essere attivata esplicitamente con la casella "Importa XML Fatture", e le fatture ricevute che sono identificate come appartenenti al "ciclo attivo" daranno registrate in contabilità utilizzando le causali contabili (separate per fatture vere e proprie e per le note di credito) e lo schema di importazione configurato.

Il gestionale si aspetta di trovare le fatture ricevute di questo tipo nella cartella indicata ("Importa dalla cartella") — consultare "INDICAZIONE DELLE CARTELLE" più avanti per maggiori informazioni.

In questa sezione si indica se, e con che modalità, le fatture elettroniche del ciclo attivo devono essere trasmesse al provider/SDI. La casella "Invia XML Fatture", come ci si aspetta, attiva la funzionalità.

Firma digitale — se barrato, indica che al file XML della fattura da trasmettere deve essere preventivamente apposta la firma digitale;

Marca temporale — se barrato, indica che al file XML della fattura da trasmettere deve essere preventivamente apposta una marca temporale;

Le operazioni di apposizione di marca temporale e firma digitale vanno normalmente di pari passo. Se le caselle non vengono barrate si assume che queste operazioni vengano effettuate dal provider alla trasmissione.

Conservazione a norma — deve essere barrato se il provider offre (e si è deciso di sfruttare) il servizio di conservazione a norma delle fatture inviate. La conservazione a norma è un servizio accessorio alla funzione fondamentale dei provider (che è fungere da intermediario legale / tecnico con lo SDI dell'Agenzia delle Entrate), e tutti i provider gestiti dalla procedura lo prevedono.

Il gestionale si aspetta che i files XML depositati nella cartella "Esporta nella cartella" vengano trasmessi al provider. — consultare "INDICAZIONE DELLE CARTELLE" più avanti per maggiori informazioni.

Come accennato sopra, tra le casistiche più comuni di trattamento del ciclo attivo c'è la relazione tra "Soggetto che emette la fattura" (azienda) e "Studio commerciale che tiene la contabilità".

Assumendo che entrambi i soggetti stiano utilizzando lo stesso gestionale, è necessario configurare correttamente e coerentemente le due parti, che devono lavorare in sinergia.

Invio a SDI effettuato dall'Azienda
funzione	Azienda, configurazione unica	Studio, configurazione specifica per l'azienda
Genera XML fatture	SI	no
... e invia per e-mail	no	no
Importa XML fatture	no	SI
Esporta XML fatture	SI	no
Invio a SDI effettuato dallo Studio
funzione	Azienda, configurazione unica	Studio, configurazione specifica per l'azienda
Genera XML fatture	SI	no
... e invia per e-mail	SI	no
Importa XML fatture	no	SI
Esporta XML fatture	no	SI

Notare che nell'ultimo caso il file XML trasmesso è esattamente quello ricevuto dall'azienda, che essendo stato creato in un altro ambiente potrebbe non coincidere esattamente con uno eventualmente rigenerato dalla registrazione contabile relativa.

In questa scheda sono presenti le impostazioni per ciò che riguarda le fatture del "Ciclo passivo", e nel dettaglio:

In questa sezione di indica se il gestionale deve acquisire le fatture XML ricevute e registrarle negli archivi contabili – barrando l'apposita casella "Importa XML Fatture".

In caso affermativo, gli altri parametri sono i codici delle causali contabili (anche queste separate per fatture e note di credito) e lo schema di importazione da utilizzare per l'analisi e la registrazione dei movimenti.

In questa sezione di indica se il gestionale deve acquisire le fatture XML ricevute e registrarle come documenti di magazzino – barrando l'apposita casella "Importa XML Fatture".

Questa funzionalità è possibile esclusivamente se le fatture XML sono state generate secondo il formato "AssoSoftware Arricchito" — in caso contrario conterrà solo riferimenti contabili.

La registrazione sarà effettuata con la causale di magazzino e lo schema indicati (lo schema deve essere specifico per le acquisizioni di logistica/magazzino).

NOTA BENE: attivando entrambe le sezioni, ogni fattura ricevuta sarà trattata prima per la parte contabile e subito dopo per la la parte logistica.

Permette di configurare l'inoltro delle fatture XML ricevute ad un altro soggetto, barrando "Invio per e-mail".

Il destinatario può essere specificato indicandone l'indirizzo di posta elettronica. Nel caso sia attivo anche l'invio per e-mail delle fatture generate per il ciclo attivo, il destinatario deve obbligatoriamente essere lo stesso (la casella, in questo caso, non è più modificabile e riporta il valore immesso in precedenza.

Tipicamente questa funzionalità viene utilizzata nei rapporti tra studio commerciale e soggetto (suo cliente) destinatario delle fatture passive: se le fatture in questione vengono ricevute e trattate dallo studio commerciale, è buona norma inviarne una copia al destinatario effettivo; viceversa, se le fatture vengono trattare direttamente dal soggetto passivo, può essee necessario trasmetterne una copia al commercialista per archiviarla negli archivi contabili completi.

NOTA BENE: nel caso il provider abbia la facoltà di inoltrare le fatture passive ricevute a più di un soggetto, si consiglia di sfruttarla.

Come indicato anche nella finestra, non esiste una cartella di riferimento, in quanto determinata automaticamente dalla procedura.

La procedura gestionale assume che l'effettiva trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche XML venga effettuata con strumenti terzi, e si aspetta

a) che i files XML posti nella cartella "Fatture attive" / "Invio dei documenti" / "Esporta nella cartella" vengano inviati al provider configurato;

b) che nella cartella "Fatture attive" / "Ricezione dei documenti" / "Importa dalla cartella" vengano depositati i files relativi alle fatture elettroniche del ciclo attivo da registrare;

c) che nella cartella "Fatture passive" / "Ricezione dei documenti" / "Importa dalla cartella" vengano depositati i files relativi alle fatture elettroniche del ciclo attivo da registrare.

Per semplicità queste cartelle hanno dei nomi standard, e (a meno che non siano indicati con il nome "assoluto") si intendono subordinate ad una specifica cartella di riferimento della procedura gestionale.

Nel caso si stia configurando il provider per un'azienda specifica, lasciando vuota una di queste caselle viene assunto il corrispondente valore impostato per azienda = spazio e identico codice provider.

Nel caso il provider configurato sia "P.A. Digitale" (codice = "PA"), lo strumento terzo da utilizzare è "Dylog Invoicer", e la cartella di riferimento base è predeterminata in <Cartella di installazione del gestionale>\Invoicer.

Ricevute\Attivo per le fatture XML del ciclo attivo da ricevere e, come intuibile,

Nel caso si configurino più account di P.A. Digitale separati nella stessa installazione, queste cartelle sono ulteriormente subordinate di un livello denominato come il nome utente delle credenziali P.A. Digitale (sezione "Generale"), ad eccezione della configurazione con codice azienda = spazio. Ad esempio, se configuro un account separato per l'azienda "75", e P.A. Digitale assegna lo username "ABCD1234", le sottocartelle in questione dovrebbero diventare:

ABCD1234\Ricevute\Attivo per le fatture XML del ciclo attivo da ricevere e, come intuibile,

Per le fatture ricevute, è possibile (ed in alcuni casi consigliato) utilizzare le stesse cartelle per tutti gli account. in questo caso le impostazioni di cui sopra diventeranno:

Solo se il provider è P.A. Digitale, posizionandosi su una qualsiasi delle caselle che specificano le cartelle di interscambio, sono disponibili due pulsanti sulla barra degli strumenti:

	Ricalcola i nomi di tutte le cartelle in base alle convenzioni illustrate
	Crea, se non esistenti, tutte le cartelle di cui sopra - al termine è possibile valorizzare di conseguenza le caselle interessate, come per la funzione "ricalcola"

IMPORTANTE: Le cartelle specificate in questa configurazione e quelle impiegate nella corrispondente configurazione di Dylog Invoicer (o altro strumento con funzionalità similare, se previsto) devono obbligatoriamente corrispondere per il funzionamento corretto dell'infrastruttura.

Se appropriato, verrà richiesto se configurare o meno le cartelle per la ricezione unificata per tutti gli account.

È disponibile una procedura di utilità che, in base alla configurazione dei provider di fatturazione, consente di generare una configurazione parziale per Dylog Invoicer, che dovrà essere completata manualmente con le informazioni qui non disponibili.