Acquisizione Dati da Service

Il programma di acquisizione dati importa da un file esterno i movimenti contabili riproducendo tutti gli effetti da essi; importa inoltre gli eventuali dati del magazzino.

Lo scopo principale di questo programma - in combinazione con quello corrispondente di esportazione dei dati - è quello di consentire il trasferimento dati da un'altra istallazione della procedura, nel caso tipico in cui si voglia ricevere dai clienti di un commercialista il materiale per gli adempimenti necessari.

Questa funzionalità rientra nella gestione del service, alla quale si rimanda per la documentazione circa le impostazioni per il corretto funzionamento della comunicazione.

Di seguito verranno indicati con i termini client e server rispettivamente l'istallazione della procedura che esporta i dati generando il file di scambio e quella che importa i medesimi dati attraverso questo programma.

Affinché l'operazione abbia esito positivo, è necessario che gli archivi contenuti nel file di scambio siano conformi a quelli di destinazione; ciò significa, in ultima analisi, che client e server devono essere aggiornati alla stessa versione di SISCOXS® (preferibilmente l'ultima disponibile).

Per lo stesso motivo, è consigliabile eseguire l'importazione in tempi ragionevolmente brevi rispetto alla generazione del file da importare, onde evitare che successivi aggiornamenti lo rendano obsoleto.

Dopo aver selezionato l'azienda e l'esercizio su cui operare, è necessario specificare il percorso del file da importare attraverso la finestra di navigazione, alla quale si accede con l'apposito tasto funzione

Una volta selezionato il file di importazione, è possibile cliccare sul pulsante visualizza file per controllarne il contenuto attraverso la finestra qui riportata:

Per consentire il graduale passaggio degli utenti dalla versione 6.3 di SISCOXS® alla 7.0, è stato previsto un sistema di scambio tra le due versioni di movimenti contabili. Nel caso in cui l'archivio di importazione sia stato generato con la versione 6.3, sotto il campo di selezione del file verrà notificata questa condizione:

Se oltre alle registrazioni contabili si desidera importare anche i dati relativi alla gestione del magazzino è necessario barrare la casella relativa, mentre la casella aggiorna i dati della gestione magazzino provocherà l'aggiornamento dei dati in funzione dei movimenti (sempre di magazzino) importati.

Sempre nel caso in cui si desideri importare i dati relativi al magazzino, è possibile specificare gli estremi depositi iniziale e finale per limitare la copia delle sole giacenze relative ai codici indicati. I due estremi sono relativi al solo archivio depositi (i movimenti di magazzino e gli altri dati non tengono conto dei due estremi).

L'importazione viene eseguita sempre sull'azienda selezionata all'entrata del programma, qualunque sia quella dei record sul file di appoggio: in questo modo si ovvia ai possibili problemi di incongruenza fra il codice azienda del client e quello presente sul server, di solito non coincidenti.

Il processo di importazione dei dati è differenziato a seconda dell'archivio trattato.

Per quanto riguarda le giacenze dei depositi l'importazione consiste nella semplice copia sugli archivi originali con sovrascrittura nel caso di record già esistente e per i movimenti di magazzino, la copia è eseguita per documento e non per archivio (non vengono elaborate tutte le testata e poi tutti i dettagli, ma per ogni testata si copiano i relativi dettagli, note, dati aggiuntivi).

Per gli articoli di magazzino, invece, prima di procedere alla copia viene prelevato dal file di appoggio un record speciale che accompagna ogni articolo ed indica il tipo di modifica che è stata eseguita su di esso. In base alle informazioni in esso contenute (inserimento, modifica, cancellazione...) il programma provvede ad aggiornare gli archivi sul server in modo corretto.

Per le anagrafiche clienti e fornitori, oltre che usufruire del sistema suddetto (record speciale), prima di effettuare la sovrascrittura dei vecchi dati viene eseguito un controllo di corrispondenza di ragione sociale, partita iva e codice fiscale, ed in caso vi sia una discordanza viene chiesto all'utente se procedere o meno con la copia.

Infine, per i movimenti contabili è previsto un sistema ancora diverso: nell'archivio di appoggio non sono presenti gli archivi "originali" riguardanti i movimenti, ma quelli del file di appoggio di elaborazione dei movimenti di prima nota.

In essi sono contenuti tutti i dati per riprodurre sul server le stesse azioni provocate sul client nel momento in cui i movimenti sono stati registrati. Dopo la copia, perciò, viene lanciata l'elaborazione di tutti i movimenti di prima nota importati, in modo da rendere effettive le modifiche sugli archivi. Data la possibilità di collisioni di codici dei movimenti contabili (dipendente anche dall'uso di numeri terminale diversi, che condizionano la numerazione) in fase di copia si procede al cambiamento del codice operazione, assegnando a tutti il numero di terminale 91. Per gestire le successive modifiche allo stesso movimento è mantenuto sul server un archivio di collegamento dei codici, che consente di risalire, a partire da un'operazione letta sul file di appoggio, alla corrispondente operazione registrata sul server.

Al termine dell'elaborazione viene visualizzata una finestra che riporta il numero di record importati

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Durante il processo di importazione vengono rimossi dal file di appoggio i record copiati, per consentire un migliore controllo in caso di errori ed aumentare l'efficienza nei casi in cui lo stesso programma venga lanciato più volte. È quindi consigliabile mantenere una copia del file di importazione originale per eventuali necessità di ripetere l'operazione da capo.

•	L'importazione dei dati può essere definita un'operazione critica, in quanto influisce in breve tempo su una grande quantità di archivi, molti dei quali voluminosi e importanti per la gestione dell'azienda. Si raccomanda dunque di seguire alcune misure di sicurezza onde evitare malfunzionamenti:

1.	eseguire una copia degli archivi della procedura, in modo da poter ripristinare la situazione in caso di gravi malfunzionamenti;

2.	chiudere tutte le sessioni della procedura diverse da quella in cui viene eseguito il presente programma, o almeno quelle che operano sull'azienda in cui si sta eseguire la copia;

3.	evitare di interrompere l'esecuzione del programma (pulsante interrompi), per evitare di lasciare in sospeso la copia delle registrazioni più complesse.

•	La selezione iniziale dell'azienda comprende anche l'anno di esercizio, sulla base del quale vengono rinumerate le operazioni di prima nota. Per questo motivo vengono importate dal file di appoggio solo le registrazioni relative a tale esercizio.