Estrazione Dati - vers. Prima Nota precedente

Il programma di estrazione dati genera un file per il trasferimento dei dati (in particolare movimenti contabili e di magazzino) ad un'altra istallazione della procedura. È utilizzato di solito per trasmettere al proprio commercialista

Di seguito indicheremo con i termini client e server rispettivamente l'istallazione della procedura che esporta i dati generando il file di scambio utilizzando questo programma e quella che importa i medesimi dati.

Perché la comunicazione dei dati avvenga in modo corretto è necessario che le versioni di SISCOXS® di client e server siano aggiornate alla stessa release, ovvero all'ultima disponibile.

Come intestazione ai riquadri presenti sono inserite delle caselle di controllo, tramite le quali si abilitano all'esportazione le singole sezioni:

Per ciascuna di esse, inoltre, è presente la casella cancella record: barrandola si ottiene la rimozione dagli archivi del client i record che vengono copiati sul file di appoggio.

È importante tenere presente che la cancellazione è un'operazione irreversibile e mette dunque a rischio di malfunzionamenti nel caso di un uso sbagliato di questa funzione.

Al di fuori dei riquadri di selezione, occorre indicare le date iniziale e finale per individuare l'intervallo di tempo da considerare: ad eccezione delle giacenze depositi, verranno esportati i record le cui modifiche sono state eseguite in tale periodo di tempo.

Per l'esportazione degli articoli occorre specificare soltanto i codici iniziale e finale. Tra i due estremi specificati verranno esportati quelli modificati, creati o cancellati nell'intervallo indicato.

Per quanto riguarda i movimenti di magazzino (DDT, Fatture di magazzino, trasferimenti fra depositi ecc...) oltre agli estremi di codice un ulteriore filtro è rappresentato dai codici deposito, per limitare l'esportazione solo ai movimenti relativi ad alcuni di essi. Attraverso la casella di selezione del tipo è inoltre possibile indicare se si desidera esportare soltanto i movimenti di carico, di scarico o di qualsiasi tipo.

L'esportazione delle giacenze viene effettuata considerando tutti i depositi indicati fra i due estremi. Le date iniziale e finale sono intese partendo dal primo gennaio dell'anno della data iniziale specificata e il 31/12 della data finale.

L'esportazione delle giacenze include anche gli articoli eventualmente non caricati dalla selezione articoli.

Per i movimenti contabili occorre specificare i codici iniziale e finale delle registrazioni che si desidera esportare (nella forma n° terminale - n° operazione), sempre considerando l'intervallo di tempo selezionato.

I movimenti esportati sono prelevati dall'archivio di appoggio dei movimenti non ancora elaborati, generati dalla procedura di prima nota delle versioni di SISCOXS® 6.3 o precedenti, nel caso in cui l'azienda non gestisca lo storico della contabilità (vedere le note operative a tal proposito).

Sono pertanto esclusi dall'esportazione i movimenti già elaborati e quelli che sono stati inseriti tramite il programma di prima nota (versioni 7.0 o successive) o altri programmi che implicano la generazione dei movimenti (fatturazione interattiva, corrispettivi mensili, fatturazione di magazzino, etc... ).

Per le anagrafiche Clienti e Fornitori sono esportati i record compresi fra i due estremi indicati e modificati nell'intervallo di riferimento.

L'esportazione delle partite comprende anche le relative scadenze e pagamenti. Oltre alle date di registrazione (che devono appartenere all'intervallo specificato in testata) è possibile indicare gli estremi di conto iniziale e finale delle anagrafiche da considerare. La tipologia di queste ultime (Clienti e/o Fornitori) è stabilita in base alla casella Tipo presente all'interno del riquadro. Non vi sono limiti riguardo ai codici di partita.

Per gli effetti occorre specificare i codici (nella forma tipo - anno - numero effetto) iniziale e finale degli effetti che si desidera esportare, sempre tenendo il periodo di riferimento come filtro sulla data di emissione.

Visto che l'esportazione tiene conto dell'intervallo di tempo indicato e delle modifiche effettuate, è consigliabile - salvo casi particolari in cui l'utente conosca in anticipo i dati da esportare - non inserire gli estremi di codice delle singole sezioni ma lasciare che venga eseguita l'esportazione "da iniziale a finale".

Prima di procedere con l'elaborazione, una volta confermati i parametri viene aperta la finestra di selezione del file da generare:

Tale nome si differenzia da quello generato dalla versione successiva del programma per il prefisso "AZIENDA" anziché "SERVICE" e per l'assenza dell'anno di esercizio.

Soprattutto nei casi in cui si sia scelta l'opzione "cancella record" per almeno una sezione, è altamente sconsigliato interrompere l'elaborazione (pulsante interrompi), per non far rimanere in sospeso la copia di record collegati fra loro.

Al termine dell'elaborazione verrà visualizzato il riepilogo dei record esportati per ogni sezione

A questo punto il file così generato potrà essere trasmesso alla postazione server perché esegua l'importazione.