Documenti protocollati

Dal programma dei documenti protocollati è possibile controllare e visualizzare tutte le informazioni collegate ad un documento pdf.

Per salvaguardare l'integrità dei dati, il documento che si decide di protocollare viene sempre copiato nella cartella predefinita della procedura e nominato secondo una codifica interna al programma; quindi il record del protocollo fa riferimento in realtà alla suddetta copia eseguita all'atto della protocollazione, indipendentemente dalla storia successiva del documento originale.

Una eccezione alla regola della rinominazione è costituita dai documenti generati direttamente da SISCOXS®, che già si trovano nella cartella predefinita e per i quali non ha senso produrre una copia. Si parla in questo caso di documenti extra-protocollo, che coincidono con l'originale.

I primi dati visibili nella gestione del record del protocollo sono le informazioni descrittive (titolo, oggetto, autore, note, riferimenti di creazione e modifica...), alle quali seguono i dati utili al programma per ricostruire l'eventuale nome del file extra-protocollo e la classe a cui il protocollo appartiene (non modificabile).

La procedura offre anche la possibilità di collegare fra loro i protocolli, per consentire all'utente di ricostruire, ad esempio, la successione di una comunicazione intercorsa con un cliente, o un percorso di documenti di magazzino conseguenti (offerta-ordine-bolla-fattura...).

Tramite due pulsanti è poi possibile accedere alla gestione degli allegati al documento (se previsto dalla classe di appartenenza) e alla visualizzazione del documento pdf da cui eventualmente poter procedere con la stampa.

L'elenco delle categorie

Nella scheda Categorie è sempre presente l'elenco di tutte le categorie registrate nella procedura, tra le quali sono smarcate quelle a cui appartiene il protocollo.

In inserimento di un nuovo record vengono preselezionate le categorie specificate nella classe di appartenenza, e da questa gestione è possibile modificare manualmente la selezione.

L'ordinamento predefinito dell'elenco è per numero di ordine (ultima colonna) assegnato all'interno della gestione della singola categoria, stabilito quindi dall'utente secondo le proprie necessità.

In base alla selezione delle categorie si determina l'elenco dei riferimenti:

L'elenco dei riferimenti di un protocollo così come l'obbligatorietà o meno di ciascuno di essi, sono determinati dal contenuto delle categorie selezionate nella sezione precedente.

In fase di prima registrazione del protocollo, alcuni riferimenti (come ad esempio il codice azienda) sono compilati automaticamente dalla procedura, i base ai dati reperibili al momento della protocollazione.

Cancellazione dei protocolli

Un aspetto importante legato alla gestione dei record dei protocolli riguarda la cancellazione. Nel caso nelle impostazioni generali si sia scelto di non consentire cancellazioni, qualora si volesse rimuovere un record, esso verrà segnalato come cancellato (vedi figura):