Configurazione documenti allegati

Permette la configurazione dei parametri per la gestione dei documenti allegati alle registrazioni.

Con questa funzione è possibile indicare nel dettaglio ed in modo gerarchico, come si intendono gestire gli allegati alle registrazioni nella procedura.

Queste preferenze sono indicate per AZIENDA e per SIGLA DOCUMENTO. È possibile lasciare vuote una o entrambe queste indicazioni, in modo da impostare la relativa configurazione generale. In altre parole, è possibile indicare valori validi per tutte le aziende lasciando vuota l'indicazione dell'azienda, e/o valori validi per tutti i documenti lasciando vuota l'indicazione della sigla.

(Per le installazioni che non prevedono la gestione contabile, ma solo i moduli fiscali, viene richiesta la sola sigla documento. Il codice azienda si assume vuoto)

Ogni volta che la procedura dovrà recuperare le indicazioni necessarie per un determinato documento, partirà da quelle più specifiche fino a quelle più generali, fino a che non ne troverà una valida. L'ordine di ricerca è AZIENDA+SIGLA, solo AZIENDA, solo SIGLA, nessuna indicazione. I primi due passi sono omessi se il documento in questione non è legato a nessuna azienda in particolare.

ATTENZIONE: La sigla documento deve essere tra quelle previste dalle varie funzioni contabili, fiscali e/o di magazzino dei moduli della procedura. Una funzione di selezione, attivabile alla richiesta della sigla, consente di scegliere tra le sigle riconosciute.

Ad ogni registrazione è possibile associare una breve descrizione e specificare:

Pagine per allegato max: numero massimo di pagine ammesso per i documenti allegati acquisiti esternamente con scanner o altri dispositivi similari (ZERO = nessun limite).

Numero di allegati: numero di allegati validi per questa sigla documento, compreso l'eventuale documento principale (1-10). indica anche il numero di voci valide nella tabella sottostante.

Se impostato nella registrazione generale (azienda e sigla vuote), questo valore diventa il limite massimo per tutte le altre, e non potrà essere superato.

La Tabella degli allegati consente di specificare sia per il documento principale che per ognuno degli allegati un titolo da visualizzare in gestione, un numero di pagine massimo specifico, un tipo riservato per applicazioni speciali, ed un indicatore di invio per E-Mail.

Se il titolo non è specificato, viene "ereditato" dall'indicazione corrispondente più generale, o viene assunto "Documento principale" o "Allegato N", secondo il caso. Può essere impostato a "-" (un singolo segno meno) per utilizzare l'impostazione predefinita ignorando le impostazioni generali ereditate.

Il numero di pagine ha lo stesso significato del campo "Pagine per allegato max", ma specifico per singolo allegato. Qui indicando ZERO si assume proprio il valore di "Pagine per allegato max".

Il tipo viene utilizzato per riservare gli allegati a funzionalità speciali. Può essere immessa qui una sigla di due caratteri alfanumerici, definita dalla procedura, che riserva l'allegato corrispondente per documenti addizionali che la procedura è in grado di generare oltre al documento principale. Anche qui viene gestito il valore speciale "-" come per il titolo.

Gli allegati che hanno un tipo indicato non possono, come il documento principale, essere acquisiti esternamente. Il tipo indicato per il documento principale viene ignorato.

Attualmente la procedura definisce le seguenti sigle:

Notare che queste funzionalità sono definite solo per particolari tipi di documento, e sono subordinate ad altri parametri di configurazione - ad esempio le etichette logistiche sono emesse solo per i documenti di magazzino, se la gestione delle etichette è configurata sia nei parametri aziendali che nella causale di magazzino.

ATTENZIONE: Questa impostazione riserva alla funzione scelta uno specifico numero di allegato: variandone la configurazione, ad esempio assegnando le schede tecniche all'allegato 4 anziché 2, i gli allegati già generati rimarranno "orfani".

Barrando la casella "E-Mail", si indica che l'allegato corrispondente deve essere inviato per posta elettronica assieme o in sostituzione al documento principale. Normalmente la casella è barrata solo per il documento principale (allegato zero) dei tipi di documento generati dalla procedura. Può essere utilizzato, ad esempio, per inviare assieme ad un documento di trasporto il documento riepilogativo delle schede tecniche per i prodotti referenziati.

I Tipi di documenti ammessi sono impostabili esclusivamente sulla registrazione generale (azienda e sigla vuote), e consentono di selezionare quali tipi di documento allegato sono consentiti e gestiti. Allo stato attuale la procedura gestisce allegati di tipo PDF (Portable Document Format), immagini JPEG e TIFF. Eliminando la marcatura ad uno dei tipi di documento si evitano i controlli di esistenza, e consente quindi di velocizzare le operazioni, in special modo se si riduce contemporaneamente il numero massimo di allegati gestiti.

Notare che il tipo di documento PDF, anche se disattivato, rimane in vigore per i documenti generati dalla procedura (p.e. fatture emesse, ...).

ATTENZIONE: Le impostazioni della registrazione generale vengono caricate all'avvio della procedura. Eventuali variazioni diventeranno attive solo al successivo riavvio.