Protocollazione

La procedura SISCOXS® consente di legare un documento in formato pdf ad una registrazione o una tabella di dati.

L'archiviazione documentale permette di avere in linea tutti i documenti che vogliamo conservare senza bisogno di ricorrere al formato cartaceo per prenderne visione, velocizzando e semplificando così il lavoro dell'operatore.

Con la gestione del protocollo si mette a disposizione dell'utente la facoltà di classificare i documenti acquisiti in modo da poterli ordinare e consultare in modo sistematico, fornendo al tempo stesso una serie praticamente illimitata di informazioni.

Per ogni documento o contatto, è possibile infatti archiviare:

La caratteristica più importante della gestione del protocollo in SISCOXS® è quella di essere completamente integrata negli altri adempimenti gestionali, in modo da semplificare il lavoro dell'utente e ridurre i tempi di archiviazione.

Per meglio organizzare la protocollazione a seconda delle necessità aziendali, il sistema mette a disposizione delle classi di protocollazione che riguardano aree specifiche dell'attività (ordini, fatture etc..) consentendo all'operatore di aggiungere e modificarne la struttura.

Presupposti alla protocollazione dei documenti

La protocollazione di un documento viene eseguita previo controllo di alcune impostazioni a diversi livelli.

Alcuni concetti usati nell'ambito della protocollazione

Protocollo: il protocollo è l'insieme di informazioni legate ad un documento pdf, identificato univocamente dalla classe (che definisce l'ambito in cui tale protocollo viene generato) ed un numero progressivo.

Classe di protocollazione: raggruppamento di cui fa parte ogni singolo protocollo, a seconda dell'ambito in cui esso è stato generato (contabilità, magazzino...). La procedura fornisce in partenza una serie di classi di protocollazione per l'archiviazione dei documenti generati; l'utente può a sua volta aggiungere classi a sua discrezione per tutti i tipi di documenti non previsti dalla normale gestione documentale.

Settore di protocollazione: per identificare ogni singolo protocollo viene utilizzato un numero da associare alla classe di cui esso fa parte. Tale numero è reperito all'interno di un contatore, chiamato settore per somiglianza con i settori della contabilità. L'utente può stabilire arbitrariamente quanti e quali settori utilizzare per la numerazione dei protocolli, assegnandoli alle singole classi.

Riferimento: per riferimento si intende la singola voce di informazione (ad es.: codice lotto, categoria fiscale...) legata al documento. Per stabilire quali sono i riferimenti da associare ad un documento occorre specificarli nella categoria nella quale si intende farlo rientrare. I riferimenti si distinguono in obbligatori e non, a seconda della facoltatività o meno della loro compilazione.

Categoria di documento: oltre ad una prima, grossolana, classificazione dei documenti rappresentata appunto dalle classi di protocollazione, le categorie rappresentano dei raggruppamenti più dettagliati e ristretti per la definizione delle informazioni necessarie. Attraverso la scelta delle categorie di cui il protocollo fa parte, si stabiliscono il riferimenti da associare ad esso.