Fattura Interattiva |
Il programma consente la redazione e la stampa di fatture o altri tipi di documenti, (note di credito, note di debito, ecc.).
Per facilitare la comprensione e la redazione di un documento, il programma è stato suddiviso in quattro parti fondamentali che cercano di ripercorrere le fasi salienti del processo di fatturazione:
1 - Causale Contabile, Numero Documento e Data
2 - Intestazione Documento
3 - Dettagli Documento
4 - Riepilogo Documento e Stampa
1 - Causale Contabile, Numero Documento e Data
In primo luogo bisogna identificare il tipo di documento da emettere inserendo la Causale Contabile relativa come nell'esempio sottoriportato, Fattura Vendita 1, significa che voglio effettuare la redazione di una Fattura di Vendita; allo stesso modo potrei selezionare Nota di Credito o Nota di Debito:
A questo punto dobbiamo indicare il Numero del Documento, il quale è univoco e composto dall'Anno e dal Settore del Documento i quali vengono inseriti automaticamente dalla Procedura in base all'Anno scelto sulla selezione dell'Azienda e dal Settore presente nella Causale Contabile; nella casella Numero Documento è possibile fare clic sul pulsante (Nuovo) il quale provvederà ad indicare il numero di un nuovo documento prelevato dall'Anagrafica Azienda, Scheda Vendite e la procedura di Fatturazione inizierà la fase di inserimento documento.
Nel caso che vogliamo variare un Documento emesso in precedenza, sarà sufficiente digitare il Numero del Documento che se presente in archivio, la procedura inizierà la fase di variazione del documento scelto.
Sempre in questa posizione è attivo il pulsante (F2-Ricerca) o che permette di visualizzare l'elenco dei documenti presenti in archivio per la successiva selezione e variazione o visualizzazione.
Sono presenti e attivi anche i pulsanti (Precedente) e (Successivo) che permettono lo scorrimento dell'archivio dei documenti in avanti o indietro fino a raggiungere quello interessato alla visualizzazione o alla modifica.
Una volta indicato il Numero del Documento, la procedura propone automaticamente la data odierna o l'ultima utilizzata, la quale può essere anche modificata. In caso di variazione di un Documento abbiamo la possibilità di modificarne la data premendo l'apposito tasto (Modifica F7 Data) .
2 - Intestazione Documento
Ricercare il Cliente nel campo Codice utilizzando i seguenti metodi:
- direttamente con il Codice (se conosciuto) ad es.: 00.1054, automaticamente se presente verranno visualizzate le informazioni contenute nell'Anagrafica del Cliente stesso.
- mediante ricerca diretta, inserendo una parte della Ragione Sociale del Cliente desiderato ad es.: MULTIDA, si aprirà una finestra di ricerca che inizia dal cliente più prossimo alla parte di descrizione inserita.
- mediante ricerca diretta, inserendo ad es.: ?MU, si aprirà una finestra di ricerca che inizia dal primo cliente la cui Ragione Sociale inizia per MU.
- mediante ricerca per Frammento di descrizione della Ragione Sociale, inserendo ad es.: ??MUL, si aprirà una finestra di ricerca con tutti i clienti nella cui Ragione Sociale sono presenti i caratteri MUL.
- mediante ricerca per Partita Iva inserendo ad es,; 00834260499, automaticamente se presente verranno visualizzate le informazioni contenute nell'Anagrafica del Cliente stesso.
Per quanto riguarda la ricerca tramite Partita IVA, questa, viene effettuata su tutte le aziende gestite, per cui se il Cliente desiderato viene trovato in una qualsiasi altra azienda presente, la procedura offre la possibilità di duplicazione automatica.
Naturalmente la possibilità di tutte le ricerche sopra menzionate esiste anche premendo l'apposito tasto (F2 - Ricerca) .
Una volta trovato e confemato il Cliente, il resto delle informazioni relative all'intestazione vengono prelevate dall'Anagrafica e visualizzate automaticamente, proposte e modificabili.
Listino: Viene proposto il Numero Listino indicato nella Scheda Vendite/Acquisti dell'Anagrafica del Cliente, si riferisce al Prezzo degli Articoli di Fatturazione che verrà proposto nella fase dei Dettagli. All'occorrenza possiamo scegliere uno dei 5 Listini presenti, semplicemente facendo clic sul bottone Auto-Spin apposito.
Valuta: Viene proposto il Codice Valuta indicato nella Scheda Vendite/Acquisti dell'Anagrafica del Cliente, si riferisce alla Valuta con la quale verranno inseriti i documenti per quel cliente. E' possibile emettere documenti in Valuta estera. In questo campo è attivo il tasto (F2 - Ricerca) .
Pagamento: Viene proposto il Codice Pagamento indicato nella Scheda Vendite/Acquisti dell'Anagrafica del Cliente, si riferisce alle condizioni di pagamento che sono state assegnate al cliente. Informazione molto importante anche per la successiva gestione ad esempio delle Tratte o RiBa che se previste, vengono generate automaticamente e successivamente emesse tramite l'apposita procedura di emissione effetti. Inoltre sempre tramite le informazioni relatice alle condizioni di pagamento, vengono gestite in automatico le scadenze attive. In questo campo è attivo il tasto (F2 - Ricerca) . Il Pagamento può essere variato sul documento in fase di emissione senza peraltro modificare le condizioni di pagamento assegnate al Cliente, le quali verranno sempre riproposte nella successiva emissione di documenti.
Banca Appoggio: Viene proposta la Banca indicata nella Scheda Vendite/Acquisti dell'Anagrafica del Cliente, ed utilizzata nel caso che le condizioni di pagamento prevedono l'emissione di Tratte o RiBa, appoggiate sulla Banca stessa. In questo campo è attivo il tasto (F2 - Ricerca) . La procedura offre la possibilità di gestire più Banche di Appoggio per ogni Cliente.
Agente: Viene proposto l'Agente indicato nella Scheda Altri Dati dell'Anagrafica del Cliente.................................
Codice IVA: Viene proposto il Codice IVA indicato nella Scheda Contabilità dell'Anagrafica del Cliente. Informazione molto importante ai fini della corretta gestione della parte IVA del Documento che viene emesso. Da non confondere con la Percentuale IVA applicata successivamente nella Fase Dettagli documento.
Contabilmente le informazioni contenute nel Codice IVA, vengono utilizzate dalla procedura per la corretta stampa dei Registri IVA e delle Liquidazioni IVA.
Spedizione:
Porto:
Imballo:
Riferimenti
Ordine Del e DDT Del: Campi indicativi senza nessuna funzione particolare tranne la possibilità di stampare questi riferimenti sul Documento.
Fattura: In questo campo dopo l'emissione del documento vengono registrati i rifermenti del documento stesso per un successivo riesame. i dati contenuti in questo campo vegono modificati solamente dalla procedura di fatturazione stessa senza possibilità di intervento manuale.
Commesse e Cantieri
Commessa: Nel caso che abbiamo la necessità di gestire le Commesse, questo campo offre la possibilità di inserimento del codice Commessa alla quale si riferisce il documento che andiamo ad emettere e sulla quale verranno inseriti i relativi movimenti.
C/Ricavo: Nel caso che abbiamo la necessità di gestire le Commesse, questo campo offre la possibilità di inserimento del codice del Centro di Ricavo che verrà utilizzato per la registrazione dei movimenti sulle Commesse.
Data Registrazione: E' la data di registrazione dei movimenti sulle Commesse. Se non viene inserita alcuna data, sarà valida la Data del Documento. Naturalmente è possibile che la data di registrazione movimenti sulle Commesse sia diversa dalla Data del Documento.
Note Aggiuntive
Note1 e Note2: Campi Liberi nei quali è possibile inserire delle Note che successivamente sarà possibile riprodurre nella stampa del Documento.
3 - Dettagli
La fase dei Dettagli è quella che ci permette la redazione del corpo del Documento, gli Articoli o le Prestazione che devono essere Documentate.
La procedura offre la possibilità di inserimento di vari tipi di righe di Dettaglio del Documento:
Rigo Articolo - Selezione di un Codice Articolo e ripresa di tutte le informazioni presente nell'archivio Articoli di Fatturazione, richieste unità di misura, quantità, prezzo unitario.
Rigo Libero - Rigo utilizzato senza Codice Articolo di fatturazione, nel quale abbiamo la possibilità di scrivere Descrizioni libere, unità di misura, quantità, prezzi ed importi da fatturare.
Rigo Nota - Rigo unicamente Descrittivo che non accoglie alcuna quantita ed importi.
Rigo Forfait - Rigo che accoglie unicamente un importo complessivo della prestazione senza unità di misura, quantità e prezzi unitari.
Righe Note - 9999 Righe di Note aggiuntive a disposizione per ogni rigo inserito.
N.Rigo: Automatico dalla procedura, indica il progressivo delle righe inserite.
Codice Articolo: Codice assegnato tramite il Programma Articoli di Fatturazione
alle Voci più ricorrenti che concorrono a formare il Corpo del Documento. In questo campo è attivo il tasto (F2 - Ricerca) .
Nota: Barrando il Check-Box relativo a questo campo, significa che tutto quello che scriveremo successivamente nel campo Descrizione, viene trattato dalla procedura come un rigo di Nota, e quindi tutte le altre informazioni del rigo documento verranno disabilitate e non richieste.
Descrizione: Se nel campo Codice Articolo è stato selezionato un Codice, in questo campo verrà visualizzata automaticamente la Descrizione dell'Articolo stesso. Se è stato barrato il Check-Box Nota, abbiamo la possibilità di scriverci una Descrizione Libera o Nota, altrimenti possiamo inserire la descrizione di una prestazione etc....
Note: Facendo clic sul campo note, verrà aperta una nuova finestra mediante la quale è possibile inserire delle righe descrittive ancorate al rigo principale che stiamo inserendo, fino ad un massimo di 9999.
T.P.: Tipo Prezzo. In questo campo viene riportato automaticamente il numero Listino indicati nell'Intestazione del Documento, può assumere i valori da 1 a 5 in base ai 5 Prezzi di Listino presenti negli Articoli di fatturazione, ed in questo caso l'importo del rigo viene ottenuto dalla moltiplicazione del Prezzo Unitario per la quantità, oppure la Lettera F che significa Forfait, in questo caso l'importo del rigo viene inserito direttamente nel Prezzo Unitario che sarà uguale all'importo in quanto non viene effettuato alcun calcolo tra quantità e prezzo unitario. Infatti i campi U.M. e Quantità vengono automaticamente disabilitati.
U.M.: Permette l'inserimento della sigla dell'Unità di Misura degli Articoli o delle Prestazioni per le quali andiamo ad emettere un Documento. La sua compilazione è automatica nel caso di selezione di un Articolo di Fatturazione nel campo Codice Articolo.
Quantità: Quantità di Prodotto o Prestazione che andiamo a Fatturare.
I.C.: IVA Compresa. Risulta sbaffato e disabilitato nel caso che il Documento che andiamo ad emettere risulta essere IVA Compresa. Un Documento viene considerato IVA Compresa quando nella Causale Contabile è attivo il Parametro 12 con una "I". In questo caso tutti gli importi inseriti nei Dettagli, saranno considerati IVA Compresa e la procedura effettuerà automaticamente lo scorporo in base alla Percentuale inserita.
Omaggio: Sbaffando questo Check-Box, significa che l'articolo o la prestazione che stiamo inserendo, deve essere considerato Omaggio; gli importi omaggio, secondo la Normativa, possono essere considerati Imponibili, quindi l'Iva deve essere calcolata e addebitata, oppure Non Imponibili. Nel caso che Venga Fatturato un Articolo, il Trattamento Omaggio viene determinato dall'Anagrafica dell'Articolo stesso mediante l'apposito Check Box Omaggio Non Imponibile, nel caso di Righi Liberi, l'Omaggio è sempre considerato Imponibile.
Prezzo:Rigo Articolo: Viene proposto il Prezzo del Listino della Testata proveniente dall'Anagrafica del Cliente. Campo proposto e Modificabile.
Rigo Libero: Il prezzo Viene inserito manualmente.
Importo: Viene calcolato automaticamente e non è modificabile.
Codice IVA:Viene proposto Il Codice IVA indicato in Testata prelevato dall'Anagrafica del Cliente, Modificabile all'occorrenza, ha lo scopo di insegnare alla procedura il Trattamento del documento ai Fini delle registrazioni IVA e contabili.
Descrizione Codice IVA: Descrizione del Codice IVA.
% IVA: Percentuale IVA Automatica dall'Articolo e modificabile.
Contropartita: Codice del Conto di Contropartita prelevato dall'anagrafica dell'articolo se presente, oppure dal primo conto della Causale Contabile
Descrizione Contropartita:Descrizione del Conto di Contropartita.
Codice Commessa:Codice della Commessa riportato automaticamente dalla Testata e modificabile.
Descrizione Commessa:Descrizione della Commessa
Centro di Ricavo:Centro di Ricavo riportato automaticamente dalla testata e modificabile.
Descrizione Centro di Ricavo:Descrizione Centro di Ricavo
T.S. - Tipo Sconto:Tipo sconto, può assumere i valori "%", indica che lo sconto viene effettuato in percentuale, quindi i Campi Sconto 1,2,3 possono accogliere 3 percentuali di sconto in cascata, oppure "I" , indica che lo sconto viene effettuato a Importo ed i campi Sconto 1, 2, 3, possono accogliere tre importi di sconto.
Sconto 1: % o Importo Sconto 1
Sconto 2: % o Importo Sconto 2
Sconto 3: % o Importo Sconto 3
Sconto: Importo totale dello sconto praticato
Importo Netto:Importo totale del rigo al netto degli sconti.
4 - Riepilogo
La Fase del Riepilogo è quella che permette l'inserimento di quei dati che normalmente devono confluire nel piede del documento.
% Sconto Cassa: Offre la possibilità di inserire uno sconto che usualmente viene concesso in base al pagamento in contanti della Fattura stessa. Viene calcolato sull'importo netto totale e contabilmente viene registrato come Sconto Passivo e non in diminuzione del Netto venduto.
Spese Aggiuntive
In questa Sezione possono essere inserite altri importi relativi al recupero di spese
Trasporto:Importo delle Spese di Trasporto (Imponibili)
Imballo:Importo delle Spese di Imballo (Imponibili)
Varie:Importo di altre spese varie (Imponibili)
Anticipo Fatturato:Importo di un Anticipo ricevuto e Fatturato, precedentemente, il quale verrà scalato automaticamente dall'imponibile del documento e registrato in contabilità mediante lo storno del Conto Clienti conto Anticipi, indicato nella Causale Contabile alla voce Anticipo della scheda Conti
Acconto Versato:Importo di un Acconto ricevuto contestualmente all'emissione del documento. Questo importo verrà detratto dal Totale della Fattura diminuendo il Totale da Pagare Da contabilizzare:sbaffando questo Check Box significa che vogliamo che l'importo dell'acconto venga contabilizzato, quindi la procedura provvederà ad effettuare una registrazione di incasso parziale del documento.
Abbuono Concesso:Potremmo avere la necessità di effettuare un abbuono per arrotondare l'importo da pagare. L'abbuono verrà regitrato in contabilità.
Prospetto: Indica il prospetto del Documento dal quale verranno prelevati i dati per poter stampare il Documento stesso. I Prospetti Vengono gestiti da una apposita procedura.
Totalizzazioni In questa sezione sono riportati i totali del documento.
Utilizzando i pulsanti di seguito specificati, il programma permette di effettuare un controllo su tutto quanto verrà registrato dopo la conferma del documento stesso, quindi è possibile controllare anticipatamente i Totali Generali, Il Castelletto IVA, le Contropartite contabili e le scadenze.
Totali Generali
Castelletto I.V.A.
Contropartite
Scadenze
Le scadenze vengono generate automaticamente in base alle condizioni di pagamento, la procedura offre al prossibilità di modificare direttamente sia le date di scadenza fermo restando il numero delle rate, sia gli importi delle scadenze, fermo restando il totale delle scadenze stesse.
Acconti Scalati
Se sul cliente specificato per la fattura sussistono degli acconti ancora aperti, tramite il pulsante "Acconti Scalati" è possibile accedere alla tabella di chiusura degli acconti. Accanto ad ogni acconto è possibile specificare l'importo da scalare da esso per compensare il totale della fattura.
Nel caso in cui l'azienda gestisca la chiusura automatica degli acconti, il programma provvederà da solo alla chiusura degli acconti disponibili e, tramite questa finestra, sarà possibile intervenire per eventuali modifiche.
A questo punto, confemando il Documento, la procedura effettuerà la stampa dello stesso e tutte le registrazioni, aggiornando sia la Contabilità IVA che lo storico dei Movimenti Contabili, le RI.BA. o tratte in base alle condizioni di pagamento, saranno pronte per l'emissione, lo scadenziario.
Operazioni preliminari all'emissione dei Documenti:
Inserire le voci più ricorrenti da fatturare con il programma di gestione Articoli di fatturazione presente nel menù Gestione Tabelle.
Prevedere nelle Causali Contabili relative alla fatturazione tutti i conti richiesti nella scheda Conti ed in particolare il conto ricavo e il conto IVA vendite, in quanto il programma attinge da questa tabella i conti necessari alla registrazione contabile.
Caricare le diverse forme di pagamento che si intendono utilizzare con particolare attenzione alle Tratte ed alle RI.BA.
Prevedere le causali 220 e 221 per la registrazione delle Tratte e delle RI.BA in contabilità con l'indicazione nella tabella in dare del conto effetti in portafoglio.
Prevedere i parametri di stampa relativi al modulo di documento utilizzato tenendo presente che tali parametri possono essere caricati a livello standard non indicando nessun codice azienda (quindi validi per tutte le aziende caricate in macchina) oppure indicando l'azienda particolare che utilizzerà tali parametri.
Si consiglia di caricare tali parametri con codice FI.
Predisporre i Codici IVA e i Codice Cambio per Fatture Estere.
Se è abilitato l'indicatore di "elaborazione interattiva" su anagrafica azienda, le fatture stampate verranno automaticamente elaborate e quindi registrate negli archivi storici della procedura di contabilità; altrimenti per ottenere l'aggiornamento contabile occorre lanciare il programma di Elaborazione Movimenti dalla procedura Contabilità.
La fase di variazione e/o annullamento gestisce anche gli eventuali effetti e le registrazioni contabili relative.
Successivamente è possibile stampare le tratte e le ricevute bancarie dal menù di Emissione Effetti insieme alla distinta effetti.
Infine, l'elaborazione contabile effetti che provvede, inoltre, a chiudere le partite interessate, registrando i movimenti contabili di chiusura del cliente e di apertura del conto "Portafoglio Effetti".
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