Partite Clienti / Fornitori |
programma di gestione partite clienti e fornitori
Il programma consente la gestione in inserimento variazione e cancellazione delle partite dei clienti e dei fornitori, dei loro incassi e pagamenti e delle scadenze, generate automaticamente in base alle condizioni di pagamento.
L'utilizzo di questa gestione dovrebbe avvenire in modo sporadico, per far fronte a malfunzionamenti che richiedono l'intervento diretto da parte dell'utente, in quanto l'archivio delle partite è controllato automaticamente tramite la procedura di imputazione dei movimenti contabili sia in inserimento e cancellazione, registrando o cancellando delle fatture, sia in variazione, registrando degli incassi e dei pagamenti delle stesse.
La generazione delle partite oltre che dall'imputazione dei movimenti contabili, avviene anche tramite i programmi di emissione delle fatture siano esse fatture interattive che fatture automatiche ed immediate. Per ogni partita vengono gestiti tutti i relativi pagamenti e le scadenze collegate. Sono gestite le partite in Valuta.
La procedura consente da sempre di scegliere se gestire o meno le partite clienti e/o fornitori attraverso due indicatori presenti nella scheda contabilità dell'anagrafica azienda. Nonostante questa possibilità, la gestione delle partite è oggi divenuta uno strumento indispensabile per trattare al meglio le operazioni più complesse in ambito contabile (ad esempio le fatture con IVA differita).
Per accedere ad una singola partita, per prima cosa occorre specificare il codice del Cliente/Fornitore su cui essa è registrata e, conseguentemente, specificarne il codice. Le due funzioni di ricerca aiutano la selezione della prima e della seconda parte del codice della partita.
Il numero di ogni partita Cliente, corrisponde al numero della Fattura emessa e più precisamente dall'anno di emissione, dal settore iva e dal numero della fattura, mentre il numero di ogni partita fornitore corrisponde al Protocollo di acquisto assegnatogli nella registrazione e quindi, anno di registrazione, settore Iva e protocollo stesso. La ricerca delle partite può avvenire in modi diversi: premendo il tasto funzione F2 senza inserire nulla nel numero, vengono visualizzate tutte le partite dall'inizio, inserendo l'anno, vengono visualizzate tutte le partite a partire dalla prima dell'anno etc...
Testata
Nella prima scheda del programma sono presenti le informazioni della partita stessa, definite come la testata. In essa troviamo tutti i dati registrati al momento della rilevazione del documento che ha aperto la posizione nei confronti del cliente o del fornitore.
Dati della testata della partita
Sono qui visibili tutti i riferimenti inerenti al documento dal quale è stata generata, la causale contabile utilizzata, il tipo, i dati riguardanti la gestione degli interessi di mora ed i totalizzatori economici. Il campo relativo all'importo residuo, calcolato come differenza fra totale della partita ed i pagamenti effettuati su di essa, determina se si tratta di una partita aperta (esiste una quota ancora da pagare/incassare) oppure di una partita chiusa (il residuo è pari a zero). Nel caso in cui la partita sia registrata in valuta estera, verranno abilitati i relativi totalizzatori, e sarà il residuo in valuta a determinarne lo stato di chiusura o apertura (nella prassi è prevedibile che gli importi in valuta assumano nel tempo valori diversi rispetto al proprio controvalore in euro).
Se si tratta di un documento con IVA differita o IVA per cassa (denotato dalla barratura in una delle due apposite caselle), sono resi visibili nella parte inferiore della finestra anche i campi relativi all'IVA sospesa. Questi serviranno per la corretta registrazione dei giroconti al momento in cui verranno effettuati i pagamenti in contabilità.
Pagamenti
Nella seconda scheda è visibile la lista dei pagamenti/riscossioni effettuati sulla partita, chiamati generalmente chiusure.
Identificati da un numero progressivo, essi riportano il riferimento alla registrazione contabile dalla quale derivano, l'eventuale scadenza di riferimento, la causale contabile di registrazione, oltre che ai valori economici e di valuta. Nella colonna "Tipo" compare un carattere di controllo corrispondente alla natura della chiusura. La vecchia gestione contemplava la presenza del valore "B" oppure "R", ma quest'ultimo è ormai caduto in disuso.
gestione dei pagamenti su partite
Scadenze
Nella terza scheda sono visibili le scadenze.
Questa parte è quella che rispetto alle altre è gestita in modo più autonomo da parte della procedura, in particolare per quanto riguarda la gestione dei residui. È quindi consigliabile ridurre al minimo gli interventi sui dati presenti in questa scheda, soprattutto per quanto riguarda il numero delle scadenze stesse, determinato dal codice di pagamento specificato nella testata.
gestione scadenze sulle partite
IMPORTANTE
Quando si accede ad una partita esistente, il programma effettua un controllo preliminare sulla coerenza degli importi delle chiusure con il residuo risultante, segnalando eventuali anomalie e fornendo la possibilità di correggerle in modo automatico:
messaggio per la correzione automatica del residuo
È opportuno notare a tal proposito che durante l'editazione dei movimenti contabili che operano sulle partite (registrazione di incassi e pagamenti di fatture, inserimento di note di credito che scalano altri documenti etc...), la gestione della prima nota effettua l'aggiornamento del residuo delle partite in modo immediato sulla testata, mentre rimanda la generazione della chiusura alla successiva fase di elaborazione. Pertanto, se si accede ad una registrazione di questo tipo e contemporaneamente (tramite un'altra sessione di SISCOXS® o da un'altra postazione di lavoro) si entra in gestione di una partita da esso interessata, può verificarsi la situazione di incoerenza sopra descritta e, scegliendo di correggerla, si darà adito alla generazione di nuovi errori al momento dell'uscita dal movimento contabile. È quindi necessario prestare la dovuta attenzione a questo tipo di segnalazione.
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