Archivio Fatture

finestra di gestione archivio fatture

Questo programma di utilità, permette di gestire l'archivio dei Movimenti IVA (Fatture, Note Credito/Debito, Corrispettivi, ecc.) all'esterno del programma Movimenti Contabili. Consente perciò di Inserire, Modificare, Annullare una registrazione IVA senza modificare il relativo movimento contabile. Deve essere utilizzato solo dietro esplicita richiesta del Servizio Assistenza, per risolvere casi particolari non definibili. Non vengono aggiornati i relativi Riepilogativi IVA, né tantomeno i relativi Movimenti Contabili. Dopo qualsiasi modifica eseguita è necessario eseguire il programma Ripristino Totalizzatori Contabili selezionando la funzione Riepilogativi IVA, e scegliendo come periodo tutto l'anno di competenza delle registrazioni inserite, modificate o annullate.

Ogni movimento IVA (di seguito "fattura" per semplicità) è identificato da una lettera che ne indica il tipo ("A" per gli acquisti, "V" per le vendite e "Z" per i corrispettivi), il settore del documento, la data di competenza IVA (che può essere diversa sia dalla data di registrazione sia da quella della fattura stessa) il protocollo, ovvero il numero progressivo della fattura all'interno del settore di appartenenza e da un numero progressivo (di solito uno soltanto) che serve per la memorizzazione di elementi del castelletto IVA oltre i primi quattro.

Codice contabile: in questo campo è specificata l'anagrafica Cliente o Fornitore a cui il documento si riferisce. In caso di corrispettivi, il codice contabile corrisponderà al conto utilizzato per l'incasso (cassa principale...) oppure al codice cliente per le registrazioni di una certa importanza che devono tenere traccia di tale anagrafica (tutto dipenda da come è stata eseguita la registrazione contabile).

Data fattura: è la data di riferimento del documento. Come già detto, questa data può differire rispetto alla data di competenza IVA riportata nella testata (ad esempio per il regime degli autotrasportatori).

Totale fattura: è l'importo del documento, così come riportato nella registrazione contabile.

Data registrazione: data di registrazione della fattura. Questo riferimento è utile per il recupero del movimento contabile dal quale il documento ha avuto origine.

Data pagamento: in caso di pagamento in contestuale della fattura, qui è riportata la data in cui è effettuato tale pagamento.

Ritenuta d'acconto: per le fatture che prevedono la ritenuta d'acconto, qui è riportato il suo totale.

N° registrazione: è il codice della registrazione contabile con la quale è stata registrata la fattura. È composto di tre parti: numero terminale, progressivo e n° rigo (quest'ultimo solitamente uguale a 1).

Tipo record: si tratta di un indicatore per registrazioni particolari. Nel dettaglio, esso è impostato a SPAZIO per le fatture normali, a "S" se si tratta di una registrazione per contabilità semplificate e "C" per corrispettivi (anche se quest'ultimo valore non è utilizzato nelle normali registrazioni da prima nota).

Rif. Periodo: nelle aziende che prevedono un mese di competenza IVA diverso rispetto a quello di registrazione (autotrasportatori, etc...), questi due campi sono valorizzati con l'anno e il mese di riferimento per la competenza IVA.

Rif. documento: nei casi in cui la fattura sia collegata ad un altro documento (ad esempio una nota di credito che scala una fattura), in questo campo compare il numero di protocollo di tale documento, suddiviso in anno, settore e numero.

Riferimento C.U.P.: questo campo può essere utilizzato per inserire il riferimento al Codice Unico di Progetto (per la tracciabilità finanziaria).

Fatture che condividono gli stessi riferimenti CUP sono considerate come un'unica entità ai fini dello spesometro, in modo da assolvere alla possibilità di gestire i documenti legati ad un unico contratto. Il metodo di composizione di tali riferimenti per questo scopo è a completa discrezione dell'utente.

Riferimento C.I.G.: analogamente al precedente, questo campo è da utilizzare per l'eventuale riferimento del Codice Identificativo di Gara (sempre ai fini della tracciabilità finanziaria)

Dati per Spesometro: in questo riquadro è possibile indicare se la fattura deve essere considerata ai fini della comunicazione delle operazioni rilevanti ai fini IVA (chiamata comunemente spesometro). Nel campo comunicata viene impostato il valore "Sì" se il documento è stato inserito nella comunicazione (effettuata in modo ufficiale), il valore "No" se tale documento non è stato (ancora) inserito nella comunicazione; è dunque importante notare che i due valori, se impostati prima di effettuare la generazione dello Spesometro, hanno la stessa valenza. Il valore "Esclusa" viene riportato invece quando il documento non deve essere incluso nella comunicazione, mentre - al contrario - "Forzata" (impostato solo manualmente) indica al programma che il documento deve essere compreso anche in assenza dei requisiti. Nel campo leasing/noleggio è possibile indicare se la fattura riguarda un contratto di tale tipo: proveniente dall'analisi dei conti contabili utilizzati nella registrazione contabile, stabilisce il tipo di beni oggetto della transazione, da riportare nello Spesometro. Infine, la casella Operazione legata al Turismo art.3 c.1 D.L. 16/2012 identifica il documento come operazione da riportare nell'apposita comunicazione riservata alle operazioni di questo tipo.

Inserire in Black-list: questo indicatore determina l'entrata o meno del documento all'interno della comunicazione delle operazioni con operatori di paesi a fiscalità privilegiata. Il valore predefinito è "Secondo Anagrafica" che provoca l'inserimento o l'esclusione della fattura in base alla situazione della controparte - Cliente o Fornitore - al momento della generazione del file telematico per la Black-list. Il senso di tale assegnamento è dovuto al fatto che la lista dei paesi in Black-list è variabile, per cui le fatture di una certa controparte possono finire o meno nell'elenco a seconda del momento in cui sono state rilevate. Inoltre, per alcuni paesi è previsto l'obbligo della comunicazione limitatamente ad alcuni tipi di operazioni, per cui dipende dal tipo di scambio che si ha con la controparte. I valori "Sì" e "No" per questo indicatore provocano ovviamente l'inclusione e l'esclusione dall'elenco indipendentemente dalla situazione dell'anagrafica.

In questo riquadro è descritto il castelletto IVA della fattura. Essendo composto da quattro elementi, se il documento ne prevede un numero maggiore saranno memorizzati per la fattura uno o più record, caratterizzati dallo stesso codice ma con un progressivo diverso. Per questo motivo sulla parte sinistra del riquadro troviamo due totalizzatori: il primo - Num.tot. - riporta il numero totale di righi IVA del documento; il secondo - Num.elem. - il numero di righi IVA valorizzati per il record corrente. Nell'immagine seguente è visibile l'esempio di record relativo ad una fattura che ha 6 elementi IVA: i primi quattro sono registrati nel primo progressivo, mentre gli ultimi due nel secondo.

Per ogni elemento del castelletto è specificato il codice IVA, l'aliquota, l'imponibile e l'eventuale importo dell'imposta.